Viết email tiếng Anh chuyên nghiệp đòi hỏi sự tinh tế và hiểu biết về văn hóa giao tiếp. Nếu bạn đang tìm kiếm một hướng dẫn chi tiết và dễ hiểu để cải thiện kỹ năng viết email tiếng Anh của bạn, hãy đọc bài viết này! Shining Home sẽ chia sẻ với bạn cách viết một email tiếng Anh đầy đủ, hiệu quả và chuyên nghiệp. Từ việc chọn đúng tiêu đề, sử dụng ngôn ngữ lịch sự và chính thức, đến một số ghi chú trong quá trình viết email tiếng Anh. Đọc bài viết và lưu nó để “nhận ra nó ngay lập tức!
Cấu trúc cơ bản khi viết email tiếng Anh
| Dòng chủ đề | Điều này phải ngắn và cung cấp cho ai đó thông tin cụ thể về nội dung tin nhắn của bạn (phần này phải ngắn và cung cấp một số thông tin cụ thể về nội dung tin nhắn của bạn) |
| Lời chào | Lời chào có thể chính thức hoặc không chính thức, tùy thuộc vào mức độ bạn biết người bạn đang viết. |
| Thân hình | Điều này được sử dụng để giải thích lý do tại sao bạn đang viết. (Nội dung cho thấy lý do tại sao bạn viết email) |
| Phần kết luận | Đây là nơi bạn nói với người đọc loại phản hồi nào, nếu có, bạn mong đợi. |
| Đóng | Nó thường bao gồm một từ hoặc cụm từ ngắn theo tên của bạn và chữ ký chuyên nghiệp (thường bao gồm một từ ngắn hoặc cụm từ theo sau là tên của bạn và một chữ ký chuyên nghiệp) |
Ví dụ: cách viết email tiếng Anh thương mại đúng cách và chuyên nghiệp
Tài liệu tham khảo: Viết email giá tiếng Anh chuyên nghiệp với 5 bước đơn giản
Mẫu email câu công việc tiếng Anh cần thiết
| 1/Lời chào (lời chào) | – Thưa ông, MS, MRS + [Tên người nhận]- Thưa ông/Thưa bà – thân mến + [Tên người nhận]: Ít chính thức hơn/Bạn đã liên hệ với người này trước – Hi/Hello + [Tên người nhận]: Không chính thức, thường được sử dụng với các đồng nghiệp mà bạn thường làm việc. Ở Mỹ và Vương quốc Anh đôi khi cũng được sử dụng tại lần tiếp xúc đầu tiên) |
| 2/ câu mở đầu | – Tôi đang viết cho …: Tôi viết bức thư này cho …: Hiển thị lý do tại sao bạn viết email – chỉ là một ghi chú nhanh để … một ghi chú nhanh để nói về …: những bài viết này ít chính thức hơn |
| 3/Kết luận. | – Email của tôi mở 24/7, so với cho tôi biết nếu bạn cần bất cứ điều gì: Email của tôi mở 24/7, vì vậy hãy cho tôi biết nếu bạn cần bất cứ điều gì – nếu bạn cần thông tin thêm về + [Tên Dự án] Dự án, chúng tôi mong muốn + sự chấp thuận của bạn/ nhận câu trả lời của bạn: Chúng tôi rất mong được sự chấp thuận/ vòng của bạn – chúng tôi mong muốn được trả lời sớm với bạn. |
| 4/ Đóng (lời chào cho chữ ký) | – chân thành của bạn: rất trang trọng, hiếm khi được sử dụng trong email công việc – Trân trọng/những lời chúc tốt đẹp nhất: được sử dụng trong email công việc và bày tỏ sự lịch sự, sự tôn trọng, tính chuyên nghiệp – Trân trọng: mang lại nhiều sắc thái long trọng hơn “Trân trọng |
Một email tiếng Anh với bố cục, nội dung đầy đủ và chuyên nghiệp
Tham khảo thêm: 5 mẫu email chuyên nghiệp để chinh phục nhà tuyển dụng
Một số ghi chú khi viết email tiếng Anh
Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp để gửi email
Khi làm việc trong môi trường văn phòng, việc sử dụng địa chỉ email với đuôi tên miền của công ty là điều cần thiết để hiển thị tính chuyên nghiệp và độ tin cậy (ví dụ: @hallowglish.vn). Tuy nhiên, nếu bạn là người làm việc tự do, việc sở hữu một địa chỉ email riêng với tên của bạn sẽ tạo ấn tượng tốt hơn cho khách hàng. Cụ thể, tránh sử dụng biệt danh của trẻ em hoặc không phù hợp trong địa chỉ email vì điều này có thể làm giảm sự nghiêm túc và chuyên nghiệp của bạn.
Giới hạn việc sử dụng chữ viết tắt khi chỉnh sửa email tiếng Anh
Mặc dù các chữ viết tắt có thể tiết kiệm thời gian và không gian, nhưng việc sử dụng quá nhiều chữ viết tắt có thể làm cho email của bạn trông chính thức và thiếu tôn trọng. Đó là nó, ưu tiên sử dụng đầy đủ các từ khi viết email bằng tiếng Anh để thể hiện ý định của bạn theo cách rõ ràng và chính xác nhất.
Nếu nó được yêu cầu sử dụng từ viết tắt, hãy giải thích ý nghĩa của chúng ngay từ lần xuất hiện trong email. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng các chữ viết tắt phổ biến và được chấp nhận rộng rãi trong môi trường làm việc (ví dụ: càng sớm càng tốt, FYI).
Đính kèm tệp trong email tiếng Anh
Nếu bạn có tệp đính kèm, hãy tham khảo chúng trong nội dung email và đảm bảo tên tệp được viết rõ ràng, đừng để tên mặc định để hiển thị tính chuyên nghiệp.
Kiểm tra cẩn thận trước khi gửi email
Đọc lại email trước khi nhấn để đảm bảo không có lỗi và thông tin đã hoàn tất. Mẹo là bạn nhập địa chỉ email của người nhận sau khi viết và chỉnh sửa email hoàn toàn để tránh trường hợp nhấn sai nút khi bạn chưa viết xong email tiếng Anh.
Làm chủ cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn trong công việc mà còn thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp của bạn với người nhận. Hy vọng rằng các hướng dẫn chi tiết và ghi chú quan trọng mà Shining Home đã chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp bạn tự tin hơn khi chỉnh sửa email bằng tiếng Anh!
Tại Shining Home, chúng tôi cung cấp lộ trình cá nhân hóa, tích hợp 4 khóa học theo lịch trình để đáp ứng nhu cầu tiếng Anh toàn diện của tiếng Anh và nói trong công việc của bạn.
Giáo sư Nguyễn Lân Dũng là một nhà khoa học tiêu biểu của Việt Nam trong lĩnh vực vi sinh vật học, với hơn nửa thế kỷ gắn bó với công tác giảng dạy và nghiên cứu (). Ông sinh trưởng trong một gia đình có truyền thống hiếu học, là con trai của Nhà giáo Nhân dân Nguyễn Lân. Trong suốt sự nghiệp, Giáo sư đã đảm nhận nhiều vai trò quan trọng như Chủ tịch Hội các ngành Sinh học Việt Nam, Đại biểu Quốc hội và được vinh danh với danh hiệu Nhà giáo Nhân dân vào năm 2010.