Trợ lý giám đốc là gì? Nhiệm vụ, mô tả công việc và yêu cầu

Trợ lý giám đốc là nơi có thể lấy được nhiều bài học và đề xuất quý giá từ cấp trên, được coi là một vị trí rất quan trọng trong cấu trúc tổ chức của một công ty. Trợ lý giám đốc được coi là một mục tiêu nghề nghiệp, và nhiều người trẻ tuổi nhắm đến các cơ hội và tiềm năng phát triển tuyệt vời.

Trợ lý giám đốc là gì?

Trợ lý giám đốc là một người làm việc trực tiếp với ban giám đốc, hỗ trợ giám đốc nhiệm vụ hàng ngày và các hoạt động hàng ngày để tiến bộ, hiệu suất và đảm bảo chất lượng.

Trợ lý giám đốc được coi là cánh tay phải hiệu quả của giám đốc, vì vậy vị trí này đòi hỏi một người phải có tầm nhìn, kinh nghiệm và khả năng giải quyết một cách nhạy cảm trong mọi hoàn cảnh. Công việc của họ thường bị nhầm lẫn với thư ký, nhưng ngoài việc giao dịch với sách, lịch trình, cuộc họp sắp xếp với khách hàng, đối tác, … trong nhiều trường hợp, trợ lý giám đốc cũng phải thay thế giám đốc quyết định và ký hợp đồng quan trọng.

Vai trò của Trợ lý Giám đốc

Trợ lý giám đốc đã đóng góp đáng kể để giúp các giám đốc tối ưu hóa hiệu suất của họ, một vị trí nhân viên cấp cao bao gồm tất cả các công việc trong tổ chức. Ngoài việc tổ chức, đề xuất, giao tiếp, đưa ra quyết định, Trợ lý Giám đốc cũng chịu trách nhiệm quản lý nguồn nhân lực, quản lý tài chính và bao gồm tất cả các công việc trong tổ chức.

Trợ lý giám đốc cũng đóng một vai trò đặc biệt quan trọng trong việc có được một lượng lớn bảo mật và thông tin quan trọng về hoạt động kinh doanh của họ, đôi khi gây áp lực lớn cho họ. Do đó, không phải ai cũng có thể làm trợ lý giám đốc. Một khi trách nhiệm này phải được đảm bảo là đủ để giải quyết vấn đề.

Trợ lý là những người làm việc trực tiếp với các giám đốc để họ có cơ hội học hỏi và xóa sạch công việc hàng ngày và các hoạt động của giám đốc. Vì vậy, đây là một vị trí tiềm năng để trở thành một đạo diễn nhanh hơn trên lộ trình.

Công việc của một trợ lý giám đốc là gì?

Tùy thuộc vào tổ chức và cấu trúc phân cấp của từng giám sát viên, giám đốc sẽ thực hiện các nhiệm vụ khác nhau. Một số nhiệm vụ chính của Trợ lý Giám đốc như sau:

• Hỗ trợ công việc của công ty trong công ty theo yêu cầu của giám đốc.
• Thực hiện các công việc như lập lịch, các cuộc họp lập lịch trình, các cuộc họp với các đối tác, các cuộc họp khách hàng và các giám đốc công việc hỗ trợ như đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn cho các chuyến đi kinh doanh.
• Truyền đạt thông tin của giám đốc đến các bộ phận của công ty và các bộ phận nhân sự. Phân tích, đánh giá và báo cáo kết quả làm việc của giám đốc.
• Nhân viên hỗ trợ, văn hóa doanh nghiệp, tổ chức các cuộc họp nội bộ, …
• Xác định các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty để lập kế hoạch hoạt động của từng bộ phận và báo cáo thực hiện cho các giám đốc.
• Trong nhiều trường hợp, trợ lý giám đốc có thể hỗ trợ ý kiến ​​của họ và tư vấn cho giám đốc lập kế hoạch, phát triển các chiến lược và đưa ra các quyết định khẩn cấp trong trường hợp không có giám đốc.

Trợ lý giám đốc có thể hỗ trợ đưa ra quyết định khẩn cấp khi họ vắng mặt

Một số mẫu mô tả công việc của Trợ lý Giám đốc

Mô tả của Trợ lý Giám đốc

• Đóng góp ý tưởng và kế hoạch cho các kế hoạch và hoạt động của công ty.
• Giám sát, đánh giá dữ liệu và báo cáo tình trạng tài chính của bộ phận hoạt động và thực hiện phân tích dữ liệu nếu được yêu cầu.
• Hỗ trợ thực hiện phòng điều hành, đảm bảo tất cả các hoạt động trơn tru và đạt được hiệu suất tối ưu.
• Nhận và xem các tài liệu của bộ và bộ phận và nộp chúng cho các giám đốc để phê duyệt.
• Nhận thông tin từ các giám đốc và sau đó giao tiếp rõ ràng và chính xác với các bộ phận liên quan để nhận phản hồi cho cấp trên.
• Ghi thông tin cuộc họp, giờ làm việc và nội dung toàn diện.
• Tham gia hỗ trợ thực hiện các yêu cầu của Giám đốc khác của Cục Quản lý Nhân sự.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Giám đốc.

Mô tả về Trợ lý công việc Giám đốc thương hiệu

• Sắp xếp lịch trình thích hợp để đảm bảo rằng các giám đốc tham gia đầy đủ vào các cuộc họp, sự kiện, các hoạt động quảng bá thương hiệu …
• Hỗ trợ các giám đốc đưa ra ý tưởng, phát triển kế hoạch và triển khai các hoạt động tiếp thị cho công ty.
• Tiến hành nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh và các sản phẩm và dịch vụ kinh doanh.
• Tiến hành dữ liệu bán hàng, đối thủ cạnh tranh và thông tin quan trọng khác để phân tích.
• Phối hợp với các bộ phận khác để triển khai các hoạt động tiếp thị cho các nhà phân phối và điểm bán hàng.
• Cập nhật và giám sát các hoạt động kinh doanh của công ty để cải thiện và khuyến nghị phát triển cho các sản phẩm và dịch vụ của công ty.
• Giám sát, đo lường và đánh giá kết quả thực hiện của các bộ phận và bộ phận và bộ phận, và cung cấp các giải pháp để giải quyết các vấn đề một cách kịp thời.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Giám đốc.

Phẩm chất và kỹ năng theo yêu cầu của một trợ lý giám đốc

Khả năng thích ứng

Bản chất của Trợ lý Giám đốc là đa nhiệm, điều đó có nghĩa là mọi thứ phải được biết đến, và cũng phải được hiểu và có một tầm nhìn rộng để hỗ trợ giám đốc của mình. Các vấn đề rủi ro và trường hợp khẩn cấp phải được đối mặt thường xuyên với các giám đốc của mình.

Đặc biệt là trong một số trường hợp, công việc của Trợ lý Giám đốc không có trong giờ hành chính và có thể làm việc nhiều nhất cho đến 9 giờ tối đến 10 giờ tối tùy thuộc vào bản chất của công việc của cấp trên.

Do đó, vị trí này cần một người có thể thích nghi với tất cả các tình huống để cung cấp một kế hoạch giải quyết kịp thời. Nếu bạn có thể dễ dàng thích nghi với sự bất thường trước khi thử thách, căng thẳng và làm chủ, thì công việc này hiếm khi kéo dài trong một thời gian dài.

Đầu tiên, để trở thành trợ lý giám đốc chuyên nghiệp, cần phải thực hành tâm lý ổn định, bướng bỉnh đối với những thay đổi và thách thức, đồng thời tu luyện, học tập, cập nhật kiến ​​thức và kỹ năng để tránh rút lui.

tổ chức

Các kỹ năng tổ chức tốt sẽ được hỗ trợ rất nhiều về hiệu suất trong công việc của đạo diễn, đây cũng là một tiêu chí để đánh giá xem một trợ lý có hoạt động hiệu quả hay không.

Tổ chức này có nghĩa là giám đốc điều hành gọn gàng, sắp xếp văn phòng gọn gàng, và các tài liệu được lưu trữ theo cách gọn gàng, gọn gàng, dễ tìm. Để làm điều này, trợ lý phải có một cái nhìn tổng quan, tính thẩm mỹ và ý tưởng để đánh giá những gì là một tài liệu quan trọng để được phê duyệt sớm, lưu trữ tài liệu, cả gọn gàng và dễ tìm nếu cần …

Ngoài ra, các trợ lý cần biết cách ưu tiên giờ làm việc để đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ, do đó tránh được những thiếu sót hoặc trùng lặp.

Độc lập

Các trợ lý với các kỹ năng và trách nhiệm công việc độc lập, chủ động, tự nhận thức cao sẽ có được danh tiếng tốt từ cấp trên. Trợ lý đôi khi thực hiện công việc thay mặt cho các giám đốc và chịu trách nhiệm cho việc giao tiếp và đàm phán như vậy với khách hàng, điều này đòi hỏi họ phải có thể tính toán và phân tích tốt.

Tích cực

Các kỹ năng tích cực là rất quan trọng đối với các trợ lý giám đốc, bởi vì ngoài công việc, còn có một số chi tiết nhỏ đòi hỏi các trợ lý tinh tế để đạt được các giải pháp chủ động, thay vì các giám đốc, phải được nhắc nhở từng chút một. Một người luôn hiểu phong cách làm việc, tính cách và mong muốn của đạo diễn sẽ khiến họ hài lòng và tôn trọng hơn với trợ lý đó.

gợi ý

Trợ lý giám đốc cần phải có kỹ năng tư vấn để giúp giám đốc đưa ra quyết định và cung cấp các chiến lược phát triển hợp lý. Kỹ năng này giúp các trợ lý thực hiện phân tích và tư vấn để giúp giám đốc đưa ra quyết định đúng đắn.

Do đó, vị trí yêu cầu các giám đốc trợ lý có thể đọc và hiểu, phân tích thông tin và tiến hành đánh giá chính xác các điều kiện kinh doanh, điều kiện thị trường và các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của công ty. Ngoài ra, các kỹ năng tư vấn có thể giúp giám đốc và giao tiếp tốt với các bộ phận khác của công ty để đạt được các mục tiêu chung của tổ chức.

Kỹ năng kỹ thuật

Để trở thành một trợ lý, các kỹ năng để thu thập, phân tích và xử lý dữ liệu là rất cần thiết. Do đó, các kỹ năng sử dụng máy tính và tích cực học phần mềm kỹ thuật mới có thể được hỗ trợ rất nhiều trong công việc của các trợ lý và giám đốc. Đặc biệt là ngày nay, với sự bùng nổ mạnh mẽ của công nghệ, hầu hết tất cả các hoạt động đều được tối ưu hóa thông qua công nghệ, điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và giải quyết sự gọn gàng hơn.

Do đó, các trợ lý nên cố gắng cải thiện các kỹ năng của họ trong việc sử dụng máy tính và công nghệ để hỗ trợ các giám đốc thực hiện công việc của họ nhanh hơn. Đồng thời, có thể đề xuất cho các giám đốc sử dụng các công nghệ mới tiên tiến và tối ưu cho các hoạt động của công ty.

Khả năng đưa ra quyết định độc lập

Ngoài thư ký, phải có một lý do mà Giám đốc cần thêm trợ lý trong trường hợp Giám đốc đang thực hiện các chuyến công tác và không có mặt tại công ty, và Trợ lý Giám đốc phải chịu trách nhiệm quản lý mọi thứ.

Do đó, các trợ lý cần nhiều kỹ năng hơn để đánh giá và đưa ra các quyết định độc lập để họ có thể phản ứng linh hoạt và hiệu quả khi gặp phải các tình huống yêu cầu giải quyết khẩn cấp. Để làm điều này, trợ lý nên quan sát và học hỏi từ cấp trên của mình.

Quan sát mọi thứ về trợ lý và sau đó đặt mình vào giám đốc để trả lời câu hỏi “Cách xử lý tình huống này” sẽ rất hữu ích khi bạn phải lái xe một mình. Đây cũng là một kỹ năng để hình thành suy nghĩ và tầm nhìn của giám đốc tương lai.

Trợ lý giám đốc là gì?

Trên thực tế, không có chương trình đào tạo chính thức cho Trợ lý Giám đốc tại các trường đại học và trường đại học hiện tại tại Việt Nam. Tuy nhiên, bản chất của Trợ lý Giám đốc là một vị trí đòi hỏi sự hiểu biết và chuyên môn sâu rộng trong lĩnh vực hoạt động của công ty.

Vì vậy, nếu bạn muốn trở thành một trợ lý giám đốc, hãy học từ trường đại học và đại học. Các chuyên ngành liên quan đến kinh doanh như quản trị kinh doanh, quản lý nguồn nhân lực, ngôn ngữ, tài chính, kế toán … được coi là phù hợp cho một nghề trợ lý.

>> Tham khảo các khóa học khác:

• MMM-cải thiện khả năng quản lý của quản lý cỡ trung bình
• 4RL – Vai trò quan trọng của 4 nhà lãnh đạo
• Khóa học kỹ năng giải quyết vấn đề

Trợ lý Giám đốc và Thư ký

So sánh	Trợ lý Giám đốc	Thư ký của Hội đồng
ý tưởng	Đảm bảo công việc của đạo diễn trơn tru và tiết kiệm thời gian hiệu quả.	Thực hiện công việc hành chính, sách giấy.
sức mạnh	Trực tiếp tham gia vào các hoạt động và quản lý tổ chức theo sự cho phép của Giám đốc. Có quyền đưa ra quyết định và đánh giá độc lập.	Chỉ có bộ phận hành chính của nhà lãnh đạo chịu trách nhiệm. Không có quyền đưa ra quyết định độc lập
Vai trò	Tham khảo, tư vấn và hỗ trợ quyết định của Giám đốc. Trợ lý hoàn toàn có thể thay thế các giám đốc mà không cần công ty quyết định mọi thứ. Chỉ trong một số nhiệm vụ cần thiết được đi kèm với cùng một cấp trên.	Quyết định của giám đốc không thể được thông báo hoặc hỗ trợ. Luôn luôn đi cùng Giám đốc trong hầu hết các sự kiện.
Vị trí	Vị trí cao hơn, trách nhiệm lớn hơn.	Thấp hơn trợ lý giám đốc.

Trợ lý giám đốc có thể thực hiện công việc của thư ký, nhưng thư ký không thể đóng vai trò là trợ lý. Tuy nhiên, mỗi vị trí đóng một vai trò và trách nhiệm quan trọng khác nhau, tùy thuộc vào quy mô tổ chức và khu vực hoạt động của doanh nghiệp.

Một trợ lý đạo diễn tuyệt vời là một người có thể gây ra sự khốn khổ giống nhau trên cùng một cấp độ trên một hành trình dài, người có thể mang lại cho các cấp trên tương tự trên thị trường hoặc đứng cạnh họ trong các chiến lược kinh doanh.

Nguồn: https://www.ckconitsha.com/vn/ Tác giả: Nguyễn Lân dũng