Purchasing manager là gì? Mô tả công việc và kỹ năng cần có

Các nhà quản lý mua hàng đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng quy trình mua được đảm bảo theo các mục tiêu chung của tổ chức. Họ chịu trách nhiệm cân bằng nhu cầu hàng hóa và dịch vụ với các nguồn lực của tổ chức, và họ cũng cần hợp tác chặt chẽ với các bộ phận khác, chẳng hạn như các lĩnh vực tài chính và hoạt động, để tối đa hóa vai trò của họ.

Người quản lý mua hàng là gì?

Người quản lý mua hàng là người đứng đầu bộ phận mua sắm và đại diện của công ty, tìm kiếm hàng hóa và dịch vụ mà công ty cần và đàm phán để có được các sản phẩm chất lượng tốt nhất với giá cả phải chăng.

Các nhà quản lý mua hàng đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động của một tổ chức và chỉ khi mua các hoạt động hiệu quả mới có thể mang lại lợi nhuận tối đa và tiết kiệm chi phí kinh doanh. Ngoài ra, người quản lý mua hàng cũng là người quản lý của bộ phận mua hàng, có thể hoạt động trơn tru và giúp quá trình sản xuất và thương mại mà không bị trì hoãn và gián đoạn.

Công việc chính của người quản lý mua hàng

Quản lý quá trình mua

Người quản lý mua hàng giám sát toàn bộ quy trình mua hàng từ việc xác định nhu cầu về hàng hóa/dịch vụ theo nhu cầu mua hàng. Họ đánh giá các nhà cung cấp, đàm phán giá cả và đảm bảo các đơn đặt hàng được giao đúng hạn và trong ngân sách.

Theo dõi số lượng hàng tồn kho

Đảm bảo rằng tổ chức có đủ nguồn lực để thực hiện tất cả các hoạt động một cách hiệu quả. Phối hợp khối lượng hàng tồn kho với các bộ phận khác để đảm bảo rằng nếu khối lượng hàng tồn kho nhỏ, hàng hóa có thể được đặt hàng kịp thời.

Tìm kiếm và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp

Các nhà quản lý mua hàng cần đảm bảo rằng các nhà cung cấp có thể đáp ứng nhu cầu của tổ chức, chẳng hạn như giao hàng đúng hạn, với giá cả hợp lý. Đồng thời, đánh giá các hoạt động của nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng và công việc giải quyết vấn đề.

Quản lý ngân sách

Người quản lý mua hàng chịu trách nhiệm quản lý ngân sách và đảm bảo chi phí dựa trên tài nguyên của tổ chức. Công việc của họ bao gồm phân tích các hoạt động chi tiêu, tìm cách tiết kiệm chi phí và đàm phán giá để đảm bảo rằng tổ chức nhận được giá trị tốt nhất của quỹ.

Xu hướng và quy định cập nhật

Các nhà quản lý mua hàng cần cập nhật xu hướng và quy định của ngành để đảm bảo rằng các tổ chức tuân thủ các luật và quy định hiện hành. Đồng thời, giám sát các thay đổi của ngành và điều chỉnh các chiến lược mua sắm nếu cần thiết.

Quản lý, phối hợp nhân viên mua phòng

Người quản lý Pancchasing có trách nhiệm tham gia vào các hoạt động liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, quản lý, điều phối và nhân viên quản lý nguồn nhân lực trong bộ phận có trách nhiệm. Sự thống nhất của nhóm sẽ đóng góp tích cực cho sự phát triển của công ty, giúp công ty phát triển hơn và nhanh hơn.

Phẩm chất và kỹ năng cần thiết cho vị trí quản lý mua hàng

Truyền thông và đàm phán

Kỹ năng giao tiếp và đàm phán hiệu quả là rất cần thiết để mang các dự án và hợp đồng có lợi cho công ty. Các nhà quản lý mua hàng thường phải làm việc với các nhà cung cấp, vì vậy họ cần phải có các kỹ năng thuyết phục và đàm phán để có được giá tốt nhất cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, họ cần truyền đạt thông tin và yêu cầu của doanh nghiệp kinh doanh cho các bên liên quan một cách rõ ràng và chính xác. Khả năng giao tiếp và đàm phán hiệu quả cũng giúp người quản lý mua hàng xây dựng mối quan hệ tốt với các đối tác kinh doanh của mình, do đó mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.

Quản lý rủi ro

Các nhà quản lý mua hàng phải luôn được chuẩn bị để đối mặt với rủi ro và họ cần phát triển một kế hoạch dự trữ để đối phó với các trường hợp khẩn cấp. Để kết thúc này, người quản lý mua hàng cần có một cơ sở tốt cho các hoạt động, hoạt động pháp lý và thương mại để tránh các vấn đề không cần thiết.

Các nhà quản lý mua hàng nên nhớ rằng bất kỳ sự bất cẩn nào trong một phần của các bộ phận mà họ chịu trách nhiệm có thể đình trệ toàn bộ ngành kinh doanh, gây ra tác động nghiêm trọng và tổn thất cho tổ chức.

Lãnh đạo

Là một người đàn ông trong bộ phận quản lý, một bộ phận, một người quản lý mua hàng cần những phẩm chất của một nhà lãnh đạo và đưa ra các quyết định hợp lý và chính xác. Họ cần phải khởi động các vụ cháy và thúc đẩy nhân viên hoàn thành tất cả các nhiệm vụ được giao. Lãnh đạo tốt sẽ giúp các nhà quản lý mua hàng đưa ra các chiến lược phù hợp để cải thiện hiệu quả mua hàng và tiết kiệm chi phí kinh doanh.

Quản lý ngân sách

Người quản lý mua hàng phải có khả năng lập kế hoạch và phân bổ ngân sách một cách thích hợp cho từng dự án hoặc hoạt động. Đồng thời, giám sát và báo cáo chi phí mua hàng và cung cấp các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo sử dụng đúng ngân sách.

Khả năng phân tích, dự đoán

Khả năng phân tích và dự đoán yêu cầu người quản lý pancchasing cho thị trường chuyên sâu, nghiên cứu sản phẩm hoặc nhân tố. Khả năng này giúp người quản lý mua hàng đưa ra quyết định đúng đắn và giảm thiểu cơ hội.

Công nghệ linh hoạt

Vụ nổ công nghệ hiện tại cho thấy rằng cần có sự linh hoạt trong bất kỳ lĩnh vực nào để áp dụng công nghệ, không chỉ các nhà quản lý mua hàng. Sự nhạy cảm với công nghệ không có nghĩa là sự hiểu biết sâu sắc về CNTT (công nghệ thông tin) hoặc kiến ​​thức quá cao quý.

Tính linh hoạt của việc sử dụng công nghệ có nghĩa là biết cách áp dụng phần mềm quản lý mua sắm, đặt hàng trực tuyến, hệ thống quản lý kho, hệ thống thanh toán điện tử và hệ thống đánh giá cung cấp trực tuyến, và nhiều hơn nữa để tiết kiệm thời gian và công sức.

Quản lý nguồn nhân lực

Là một người quản lý các bộ phận trực tiếp, các nhà quản lý mua hàng cần có khả năng quản lý và đào tạo nguồn nhân lực để cải thiện năng suất. Đồng thời, theo khả năng của mỗi người, lắng nghe, hiểu, truyền cảm hứng, thúc đẩy và xây dựng một môi trường làm việc lành mạnh cam kết với môi trường lành mạnh của tổ chức.

Yêu cầu vị trí của người quản lý mua hàng

Giáo dục

Bằng cấp này là không bắt buộc, nhưng các ứng cử viên có bằng cử nhân trở lên sẽ được ưu tiên cho người sử dụng lao động trong các lĩnh vực như kinh tế, quản trị kinh doanh, kỹ thuật công nghiệp hoặc các ngành công nghiệp liên quan khác.

>> Tham khảo kế hoạch đào tạo của Trường Quản lý chuỗi cung ứng Pace

kinh nghiệm

Kinh nghiệm dường như là một điều kiện bắt buộc để mua vị trí người quản lý. Rất ít doanh nghiệp giao phó vị trí quản lý mua hàng cho những người trẻ tuổi trong ngành.

Các vị trí của người quản lý mua hàng thường yêu cầu 3-5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý mua sắm hoặc kinh nghiệm liên quan trong sản xuất, tiếp thị, quản lý chuỗi cung ứng.

Kỹ năng

Ngoài kinh nghiệm học tập và làm việc, mọi người được coi là phù hợp để mua các vị trí quản lý yêu cầu các kỹ năng mềm, bao gồm:

• Kỹ năng lãnh đạo
• Kỹ năng giao tiếp
• Phân tích thị trường và kỹ năng phán đoán
• Kỹ năng ra quyết định
• Kỹ năng đàm phán, đàm phán

Sự khác biệt giữa người quản lý mua hàng và người quản lý mua hàng

Quản lý mua hàng và người quản lý pancchasing đều là bộ phận mua sắm. Hai vị trí này đang thực hiện công việc này, đó là tìm nguồn cung cấp chất lượng, với cả tính hợp lý và chi phí kinh doanh giả. Tuy nhiên, có một số yếu tố khác nhau giữa người quản lý mua hàng và người quản lý mua hàng:

So sánh	Quản lý mua hàng	Quản lý mua hàng
Mục đích	Mua hàng và dịch vụ ít ảnh hưởng đến giá của sản phẩm	Mua hàng, thiết bị và dịch vụ cho quy trình sản xuất và hoạt động của doanh nghiệp, ảnh hưởng lớn đến chi phí của sản phẩm
Quá trình làm việc	Bản chất của các giao dịch thực thi là chính Họ sẽ nhận được các yêu cầu mua hàng cho các bộ phận khác của công ty, các yêu cầu xử lý và giao dịch hoàn chỉnh.	Thực hiện công việc địa phương. Họ phát triển các kế hoạch mua hàng, tìm tài nguyên, chọn nhà cung cấp, đàm phán giá cả và điều khoản, ký hợp đồng và chuyển nhượng, đo lường hiệu quả của nhà cung cấp và đảm bảo sự ổn định của nguồn cung.
Mục tiêu	Tập trung vào chi phí thấp nhất, giao hàng nhanh nhất và cải thiện chất lượng chuỗi cung ứng	Tập trung vào chi phí và tổng chi phí của toàn bộ chuỗi cung ứng
Mối quan hệ với các đối tác	Trách nhiệm chính của họ là tiến hành các giao dịch mỗi ngày để mua hàng hóa và vật tư của doanh nghiệp. Họ có rất ít cơ hội phát triển mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp của họ.	Trách nhiệm chính của họ là thiết lập mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp. Họ nghiên cứu các nhà cung cấp, phát triển hợp đồng và quan hệ đối tác lâu dài. Thông qua quá trình này, họ cố gắng thiết lập các thỏa thuận có lợi cho công ty và các đối tác.

Cơ hội và thách thức đối với vị trí quản lý mua hàng

Cơ hội

• Phát triển các kỹ năng quản lý: Quản lý mua sắm là một nhiệm vụ phức tạp đòi hỏi các nhà quản lý mua hàng phải có khả năng quản lý thời gian, tài nguyên và con người. Vị trí này sẽ cung cấp cho mọi người cơ hội để phát triển và tinh chỉnh kỹ năng quản lý của họ.
• Tích hợp quốc tế: Khi nền kinh tế toàn cầu phát triển, vị trí của người đứng đầu bộ phận mua sắm cho họ cơ hội làm việc với các đối tác quốc tế và trải nghiệm các thị trường mới.

thử thách

• Đối mặt với áp lực: Hoạt động mua hàng đòi hỏi độ chính xác và hiệu quả cao. Các vị trí quản lý pancchasing thường phải đối mặt với áp lực từ các đối tác của công ty và các thành phần khác của doanh nghiệp để đảm bảo quy trình mua sắm được thực hiện theo lịch trình và chất lượng.
• Phối hợp và quản lý nguồn nhân lực: Đây cũng được coi là một thách thức lớn đối với các nhà quản lý mua hàng vì nhu cầu phối hợp và quản lý nhân viên có chuyên môn khác nhau.
• Cạnh tranh khốc liệt: Thị trường thương mại ngày càng cạnh tranh và đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các hoạt động mua hàng. Các nhà quản lý mua hàng phải luôn được cập nhật và đánh giá để có thể đàm phán và chọn các nhà cung cấp phù hợp.

Ngoài việc làm việc trong văn phòng, người quản lý pancchasing cũng cần có thời gian đến thăm các nhà cung cấp để đánh giá các cơ sở của họ và đàm phán hợp đồng. Đồng thời, họ cũng có thể tham dự các cuộc họp liên quan để cập nhật xu hướng và sự phát triển của ngành.

Người quản lý mua hàng cần hợp tác chặt chẽ với các bộ phận khác của tổ chức (như tài chính, hoạt động và quản lý chuỗi cung ứng) để đảm bảo rằng việc mua các hoạt động/dịch vụ được thực hiện theo các mục tiêu chung của tổ chức.

Nguồn: https://www.ckconitsha.com/vn/ Tác giả: Nguyễn Lân dũng