Số hoá là gì? Sự khác nhau giữa số hoá và chuyển đổi số

Khi công nghệ tiếp tục phát triển, các công ty phải thích nghi với sự thay đổi và cải thiện để duy trì tính cạnh tranh. Hai khái niệm chính xuất hiện thời đại kỹ thuật số ngày nay là số hóa và số hóa. Mặc dù chúng có vẻ giống nhau, nhưng thực sự có sự khác biệt rõ ràng và đóng vai trò khác nhau trong việc thúc đẩy đổi mới và hỗ trợ chuyển đổi kỹ thuật số.

Số hóa là gì?

Một số là quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý (analog) sang dạng kỹ thuật số, được mã hóa dưới dạng bit (số nhị phân) được biểu thị bằng số nhị phân 0 và 1. Đây là ngôn ngữ cơ bản của các hệ thống và thiết bị máy tính kỹ thuật số được sử dụng để xử lý, lưu trữ và truyền thông tin. Quá trình này liên quan đến việc chuyển đổi dữ liệu, tài liệu, hình ảnh, âm thanh và video thành các định dạng kỹ thuật số có thể được xử lý, lưu trữ và phổ biến một cách hiệu quả qua internet.

Ví dụ: chuyển đổi một tài liệu vật lý thành định dạng kỹ thuật số bằng cách quét tài liệu giấy, hình ảnh, âm thanh hoặc video thành một tệp kỹ thuật số (như PDF, JPEG, MP3). Sau khi số hóa thông tin, dữ liệu phải được lưu trữ trên hệ thống máy chủ (máy chủ) hoặc đám mây (đám mây) để dễ dàng truy cập, quản lý và chia sẻ.

Số hóa có tác động lớn đến nhiều lĩnh vực của cuộc sống, bao gồm viễn thông, giải trí, tài chính, y tế, giáo dục … nó cho phép dữ liệu được chia sẻ và dễ dàng phổ biến trực tuyến, tạo ra các tiện ích và ứng dụng mới trước đây không có thông tin vật lý.

Phân biệt giữa chuyển đổi kỹ thuật số và kỹ thuật số

Kỹ thuật số là việc chuyển đổi thông tin và dữ liệu từ hình thức vật lý sang hình thức điện tử để dễ dàng quản lý và truy cập. Đồng thời, chuyển đổi kỹ thuật số không chỉ là về dữ liệu kỹ thuật số, mà còn sử dụng công nghệ kỹ thuật số để thay đổi cách các tổ chức vận hành và xử lý, tạo ra các thay đổi toàn diện và tạo ra giá trị mới.

yếu tố	Số hóa	Chuyển đổi kỹ thuật số
ý tưởng	Quá trình chuyển đổi thông tin từ hình thức vật lý sang kỹ thuật số	Các quy trình và chiến lược toàn diện của các hoạt động kinh doanh, các tổ chức và quy trình sử dụng công nghệ và kỹ thuật số
lợi ích	Cải thiện hiệu quả, có được thông tin và lưu	Cải thiện sự nhanh nhẹn và linh hoạt, cải thiện trải nghiệm của khách hàng, có được thị trường mới và nguồn doanh thu và tạo ra sự chuyển đổi tích cực.
Chức năng	Tập trung vào việc chuyển đổi dữ liệu, tài liệu và phương tiện khác thành các định dạng kỹ thuật số	Tập trung vào việc thay đổi cách bạn chạy, cải thiện hiệu suất và tạo giá trị mới thông qua các ứng dụng công nghệ kỹ thuật số.
Mục tiêu	Nâng cao hiệu quả và quản lý dữ liệu bằng cách sử dụng các công nghệ kỹ thuật số	Thay đổi và cải thiện các khía cạnh kinh doanh, tổ chức quản lý và tạo ra lợi thế cạnh tranh thông qua công nghệ và kỹ thuật số
Ví dụ	Ví dụ: chuyển đổi các tài liệu giấy sang các định dạng kỹ thuật số, ví dụ, quét các tài liệu giấy thành các tệp PDF.	Áp dụng các công nghệ kỹ thuật số để thay đổi toàn bộ quy trình kinh doanh và tổ chức, ví dụ, sử dụng trí tuệ nhân tạo để tối ưu hóa chuỗi cung ứng.
Ảnh hưởng	Tác động đến việc lưu trữ, xử lý và truyền thông tin	Cách ảnh hưởng đến công việc, tổ chức và quản lý các hoạt động kinh doanh

2 hình thức kỹ thuật số hiện tại

Trong số hóa, có hai thuật ngữ cơ bản: số hóa và số hóa (số hóa), trong đó: đó:

Số hóa, dữ liệu (số hóa)

Đây là một phương pháp chuyển đổi dữ liệu kỹ thuật số, từ hình thức vật lý sang hình thức thông tin kỹ thuật số. Hệ thống máy tính nhận, xử lý thông tin và sử dụng cho các mục đích khác nhau. Tất cả dữ liệu, chẳng hạn như văn bản, hình ảnh, âm thanh, … có thể được số hóa và hiển thị trong máy tính.

Ví dụ: nếu chúng ta có các mô hình phương tiện, chúng ta thường lưu trữ tất cả thông tin trên giấy và nếu có nhiều trong số đó, tìm kiếm sẽ rất tốn thời gian. Đối với số hóa, tất cả các tài liệu sẽ được lưu trữ dưới dạng các tệp điện tử trên máy tính (như PDFS) và tìm kiếm sẽ rất đơn giản và nhanh chóng.

Số hóa (số hóa)

Việc số hóa các quy trình là một hoạt động ứng dụng công nghệ để tự động hóa các quy trình vận hành nhất định trong công ty.

Ví dụ, các doanh nghiệp áp dụng chữ ký điện tử thay vì chữ ký trực tiếp và lưu trữ giấy làm giao tiếp. Sử dụng phương pháp này, nhân viên không cần phải trực tiếp vào công ty để ký, giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng.

Số hóa dữ liệu lưu trữ

Dữ liệu được lưu trữ kỹ thuật số là một giải pháp hiệu quả để giải quyết các vấn đề khi lưu trữ, truy cập, chia sẻ hồ sơ và thông tin. Đồng thời, nó có thể được chỉnh sửa và tái sử dụng linh hoạt. Số hóa dữ liệu để tối ưu hóa bảo quản, duy trì tuổi thọ tài liệu và mở rộng phạm vi người dùng và luồng tài liệu. Các loại dữ liệu được số hóa được lưu trữ bao gồm:

Số hóa kỷ lục

Số hóa của các bản ghi là quá trình chuyển đổi dữ liệu từ định dạng văn bản sang dữ liệu kỹ thuật số. Khi số hóa các bản ghi, chúng tôi không cần phải viết, gõ và lưu trữ chúng, giúp giảm các giấy tờ tẻ nhạt, tiết kiệm thời gian để sản xuất tài liệu và rất nhiều chi phí.

Số hóa hình ảnh

Số hóa hình ảnh là quá trình chuyển đổi một hình ảnh từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng máy quét, máy ảnh kỹ thuật số hoặc máy chiếu. Khi số hóa một hình ảnh, nó được lưu trữ dưới dạng tệp kỹ thuật số có thể được xem, chỉnh sửa và chia sẻ trên máy tính của bạn.

Vai trò của số hóa trong kinh doanh

1. Cải thiện hiệu quả làm việc
2. Tiết kiệm ngân sách
3. An ninh cao
4. Lưu trữ dài hạn
5. Đó là điều kiện tiên quyết cho quá trình chuyển đổi kỹ thuật số

Cải thiện hiệu quả làm việc

Một số lý do tại sao hiệu ứng kỹ thuật số tăng cường hiệu suất trong kinh doanh:

• Truy cập tốc độ, Xử lý thông tin: Thông tin được lưu trữ ở dạng kỹ thuật số có thể dễ dàng truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet. Điều này có thể giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và công sức trong khi tìm kiếm thông tin.

• Cải thiện độ chính xác và độ tin cậy: Dữ liệu kỹ thuật số chính xác và nhất quán giúp tránh các lỗi liên quan đến sao chép, đầu vào hoặc giao tiếp.

• Tự động hóa các tác vụ: Số hóa có thể giúp tự động hóa các tác vụ thủ công như nhập dữ liệu, email và báo cáo. Giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.

• Cải thiện giao tiếp: Số hóa có thể giúp cải thiện giao tiếp bằng cách cho phép nhân viên hợp tác và chia sẻ thông tin dễ dàng hơn. Từ đó, hiệu quả của nhóm được cải thiện và sự đổi mới được thúc đẩy.

Tiết kiệm ngân sách

Có thể nói rằng số hóa cho phép các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí khổng lồ vì:

• Tiết kiệm chi phí lưu trữ vật lý: Lưu trữ thông tin kỹ thuật số ở dạng kỹ thuật số làm giảm/loại bỏ sự cần thiết phải sử dụng vật liệu lưu trữ vật lý. Điều này giúp giảm chi phí mua sắm và duy trì các cơ sở lưu trữ và tiết kiệm không gian văn phòng.

• Giảm chi phí in và sao: In hoặc giấy tờ là cần thiết hoặc không cần thiết khi dữ liệu được số hóa. Điều này giúp giảm chi phí bảo trì mực, giấy, máy in và máy in.

• Giảm chi phí vận chuyển và giao hàng: Truyền và chia sẻ thông tin kỹ thuật số qua Internet, email hoặc các hệ thống truyền tải điện tử khác. Điều này làm giảm nhu cầu vận chuyển và cung cấp các tài liệu vật lý, tiết kiệm chi phí liên quan đến việc gửi thư, bưu kiện và dịch vụ vận chuyển.

An ninh cao

Số hóa có thể giúp tăng cường bảo mật bằng cách:

• Thông tin được lưu trữ ở dạng kỹ thuật số có thể được bảo vệ theo nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như mã hóa, tường lửa, …

• Thực hiện sao lưu thường xuyên và khôi phục dữ liệu là một phần quan trọng của bảo mật. Đảm bảo rằng dữ liệu kỹ thuật số được lưu trữ thường xuyên và an toàn để phục hồi trong trường hợp xảy ra sự kiện hoặc mất dữ liệu

Lưu trữ dài hạn

Chuyển sang kỹ thuật số giúp các tài liệu trong doanh nghiệp của bạn sẽ an toàn hơn. Cụ thể:

• Khi số hóa các tài liệu, không cần sử dụng các phương tiện lưu trữ vật lý như giấy, băng và hộp lưu trữ. Điều này làm giảm

• Các tài liệu kỹ thuật số có thể được sao lưu và dễ dàng lưu trữ bằng cách tạo các bản sao điện tử và lưu trữ chúng trên nhiều thiết bị hoặc hệ thống khác nhau.

• Sử dụng các tài liệu kỹ thuật số hoặc hệ thống quản lý công cụ tìm kiếm, người dùng có thể nhanh chóng tìm thấy các tài liệu cần thiết và nhanh chóng truy cập nội dung.

• Với các biện pháp lưu trữ kỹ thuật số phù hợp, các tài liệu kỹ thuật số có thể được lưu trữ trong một thời gian dài mà không bị ảnh hưởng bởi môi trường.

Đó là điều kiện tiên quyết cho quá trình chuyển đổi kỹ thuật số

Số hóa là một điều kiện tiên quyết quan trọng để chuyển đổi kỹ thuật số trong tất cả các khía cạnh của cuộc sống. Chuyển đổi kỹ thuật số là quá trình sử dụng các công nghệ kỹ thuật số để cải thiện và tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh, quản lý và tương tác với khách hàng. Số hóa đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo ra các nguồn dữ liệu kỹ thuật số, nghĩa là dữ liệu được hiển thị ở dạng kỹ thuật số, thay vì dữ liệu truyền thống như giấy tờ hoặc tài liệu vật lý. Dữ liệu kỹ thuật số giúp dễ dàng truy cập, quản lý và chia sẻ thông qua các hệ thống và ứng dụng kỹ thuật số.

>> Đọc thêm chủ đề về chuyển đổi kỹ thuật số:

• Chuyển đổi kỹ thuật số trong kinh doanh

• Chuyển đổi kỹ thuật số của nông nghiệp

• Chuyển đổi giáo dục kỹ thuật số

• Chuyển đổi số ngân hàng

• Chuyển đổi kỹ thuật số trên báo chí

• Chuyển đổi kỹ thuật số lành mạnh

Một số Câu hỏi thường gặp về số hóa

1. Các loại tài liệu kỹ thuật số phổ biến?
2. Tại sao những con số ngày càng trở nên quan trọng hơn?
3. Ứng dụng thực tế của các con số?
4. Các sản phẩm kỹ thuật số phổ biến?
5. Những nhược điểm của các con số là gì?

Các loại tài liệu kỹ thuật số phổ biến?

Có nhiều cách khác nhau để lưu trữ các tài liệu kỹ thuật số. Một số phương pháp phổ biến, chẳng hạn như:

• Lưu trữ đám mây: Lưu trữ đám mây là một phương thức lưu trữ tài liệu trực tuyến trên máy chủ thứ ba. Đây là một cách thuận tiện và hiệu quả về chi phí để lưu trữ một lượng lớn tài liệu.

• Lưu trữ địa phương: Lưu trữ cục bộ là một cách để lưu trữ tài liệu trên ổ cứng của máy tính. Đó là một cách linh hoạt và an toàn hơn để lưu trữ đám mây, nhưng nó cũng đắt hơn và có thể đắt hơn.

• Lưu trữ lai: Đây là sự kết hợp giữa lưu trữ truyền thống và lưu trữ đám mây để đáp ứng nhu cầu lưu trữ và quản lý dữ liệu của các doanh nghiệp.

Tại sao những con số ngày càng trở nên quan trọng hơn?

Số hóa là một quá trình quan trọng bởi vì nó cho phép chúng tôi lưu trữ, xử lý và chia sẻ thông tin dễ dàng và hiệu quả hơn. Nó tạo ra một cách mới để suy nghĩ và giúp các công ty hiểu rõ hơn về vai trò của họ trong lĩnh vực hoạt động. Số hóa mang lại lợi nhuận, cải thiện trải nghiệm của khách hàng và cung cấp điều kiện tiên quyết để thành công trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số.

Ứng dụng thực tế của các con số?

• Giáo dục: Số hóa có thể được sử dụng để cung cấp các khóa học trực tuyến, tạo ra các tài liệu học tập tương tác và đánh giá học sinh Hiệu quả học tập

• Ngân hàng: Có thể được sử dụng để thực hiện các giao dịch ngân hàng trực tuyến, quản lý tài khoản và đầu tư

• Hậu cần: Được sử dụng để giám sát hàng hóa trong quá trình vận chuyển, quản lý kho và giao hàng

• Sản xuất: Thiết kế sản phẩm, Quản lý chuỗi cung ứng và kiểm soát máy sản xuất

• Truyền thông: Đài phát thanh, TV và đài phát thanh, sản xuất phim và chương trình truyền hình, lưu trữ nội dung số

• Giải trí: Số hóa có thể được sử dụng để chơi trò chơi, xem phim, nghe nhạc và đọc sách điện tử.

Các sản phẩm kỹ thuật số phổ biến?

Có nhiều sản phẩm kỹ thuật số phổ biến hiện có sẵn, chẳng hạn như sách điện tử, khóa học trực tuyến, phần mềm máy tính, Freepik, Canva, Podcast, …

Những nhược điểm của các con số là gì?

• Chi phí: Số hóa có thể tốn kém, đặc biệt nếu doanh nghiệp cần thông tin kỹ thuật số

• Tuân thủ: Các doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về quyền riêng tư và quyền riêng tư khi số hóa thông tin

Công nghệ, như là cơ sở của số hóa, tiếp tục phát triển nhanh chóng ngay cả khi nó vẫn được áp dụng trong các doanh nghiệp và xã hội hàng ngày. Tuy nhiên, số hóa không chỉ là vấn đề công nghệ nhiều hơn. Số hóa rất quan trọng đối với các tổ chức vì nó mở ra những suy nghĩ mới và cách tiếp cận cách tổ chức vai trò của mình trong hệ sinh thái và cơ hội tăng lợi nhuận. Điều quan trọng, trong số hóa, công nghệ không phải là mục tiêu cuối cùng.

Nguồn: https://www.ckconitsha.com/vn/ Tác giả: Nguyễn Lân dũng