PO là gì? Những điều cần biết về Purchase Order

Là một chủ doanh nghiệp, giám sát cổ phiếu và vật liệu đặt hàng và hàng hóa không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, nhưng nó chắc chắn là điều cần thiết cho sự thành công của một doanh nghiệp. PO (Đơn đặt hàng) rất quan trọng đối với một quy trình quản lý tốt, mặc dù nhiều doanh nhân don don hiểu họ thực sự là gì hoặc làm thế nào để sử dụng chúng để đạt được thành công tài chính.

PO (đơn đặt hàng) là gì?

PO (đơn đặt hàng) là một đơn đặt hàng, một tài liệu thương mại được gửi từ người mua cho nhà cung cấp cho mua hàng được ủy quyền. Trong hầu hết các trường hợp, PO cũng là một hợp đồng ràng buộc chính thức trong quá trình mua hàng hóa và dịch vụ. Giống như giỏ hàng mua sắm trên mạng trên một trang web thương mại điện tử, một PO về cơ bản là một danh sách những gì người mua muốn mua. Nó cung cấp chi tiết về đơn đặt hàng, bao gồm số lượng, loại sản phẩm, giá theo yêu cầu của người mua, cũng như các điều khoản thanh toán và chi tiết giao hàng.

Bằng cách gửi đơn đặt hàng, người mua hứa sẽ mua hàng hóa/dịch vụ với số tiền đã thỏa thuận. Kể từ khi đơn đặt hàng được đặt hàng trước khi người mua nhận hóa đơn, PO sẽ cung cấp cho người bán bảo hiểm chống lại việc không thanh toán.

Về po

Thông tin chi tiết về hàng hóa trong mỗi PO thường bao gồm các thành phần như hàng hóa, đơn giá, điều kiện giao hàng, bao bì, phương thức thanh toán, giới hạn thời gian, cam kết của người mua và người mua. Mỗi đơn đặt hàng có thể có thông tin riêng biệt tùy thuộc vào sự lựa chọn của người bán và người mua, cũng như các đặc điểm của mỗi doanh nghiệp hoặc tổ chức.

Nội dung cơ bản phổ biến trên POS bao gồm:

• Số và ngày (số và ngày)
• Người bán/Người mua: Tên, Liên hệ, Điện thoại/Fax (Thông tin người mua, Người bán)
• Mô tả sản phẩm/sản phẩm/sản phẩm (Mô tả sản phẩm)
• Số lượng (số lượng)
• Thông số kỹ thuật/chất lượng (sản phẩm, thông số kỹ thuật)
• Đơn giá (Đơn giá)
• Tổng số tiền (giá trị hợp đồng)
• Điều khoản thanh toán (Điều khoản thanh toán)
• Không thành công (điều kiện giao hàng)
• Hướng dẫn đặc biệt (giảm giá, tập trung …)
• Chữ ký (Chữ ký).

Lợi ích của PO (Đơn đặt hàng)

Lợi ích cho người mua

• Đảm bảo tính chính xác và minh bạch: PO là một tài liệu pháp lý ràng buộc giúp đảm bảo cả người mua và người bán hiểu các điều khoản của đơn đặt hàng. Tránh những hiểu lầm hoặc tranh chấp trong tương lai.

• Cải thiện hiệu quả đặt hàng: PO giúp người mua theo dõi và quản lý các đơn đặt hàng hiệu quả hơn. Thông tin về các đơn đặt hàng được nêu rõ ràng trong PO, cho phép người mua dễ dàng kiểm tra, giám sát và xử lý các đơn đặt hàng.

• Kiểm soát chi phí: Thông tin về giá cả, số lượng, thời gian giao hàng, được nêu rõ trong PO và có thể giúp người mua dễ dàng so sánh và chọn nhà cung cấp phù hợp nhất.

• Giám sát và đánh giá tính hợp lệ: Sử dụng PO cho phép người mua theo dõi và đánh giá hiệu quả của quy trình mua hàng. Bằng cách so sánh PO với hóa đơn và kết quả thực tế, người mua có thể xác định xem người bán có đáp ứng các yêu cầu được chỉ định hay không.

Lợi ích của người bán

• Nhận được đơn đặt hàng rõ ràng: PO giúp người bán hiểu nhu cầu của người mua và giúp họ chuẩn bị hàng hóa và giao hàng đúng hạn.

• Bảo vệ pháp lý: PO là một tài liệu pháp lý ràng buộc bảo vệ người bán nếu người mua không trả tiền hoặc không nhận hàng.

• Tăng cường mối quan hệ với khách hàng: POS có thể giúp người bán củng cố mối quan hệ với khách hàng và thể hiện sự chuyên nghiệp và danh tiếng kinh doanh của họ.

Các hình thức PO phổ biến

Có nhiều loại POS khác nhau tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu cụ thể của mỗi doanh nghiệp. Bao gồm một số loại phổ biến, chẳng hạn như:

Đơn đặt hàng tiêu chuẩn

Loại PO tiêu chuẩn này được sử dụng phổ biến nhất. Nó chứa thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả, điều khoản thanh toán và điều khoản và điều kiện liên quan đến việc mua hàng.

Đơn đặt hàng chăn

Sử dụng đơn đặt hàng mua chăn khi một doanh nghiệp muốn mua từ nhà cung cấp trong một thời gian nhất định. Thay vì cung cấp thông tin chi tiết về từng đơn đặt hàng cụ thể, PO chỉ ra số lượng, giá cả và các điều kiện chung.

Đơn đặt hàng hợp đồng

PO này đã được sử dụng trong trường hợp mua một hợp đồng dài hạn. Bao gồm các điều khoản và điều kiện chi tiết của hợp đồng, chẳng hạn như thời gian giao hàng, giá cả, quy định chất lượng và các điều khoản thanh toán.

Đơn đặt hàng theo kế hoạch

Đơn đặt hàng theo kế hoạch được sử dụng để xác định mua hàng trong tương lai dựa trên các kế hoạch sản xuất hoặc dự án. Nó không yêu cầu thông tin về một ngày giao hàng cụ thể, nhưng chỉ xác định số lượng và thời gian mua ước tính.

Đơn đặt hàng dịch vụ

PO này được sử dụng khi mua dịch vụ hơn là vật liệu. Chứa thông tin về các dịch vụ cần thiết, thời gian cung cấp dịch vụ, giá cả và các điều kiện liên quan khác.

Mục đích của PO là gì?

PO (Đơn đặt hàng) là một thỏa thuận pháp lý bảo vệ người mua và người bán. Sau khi được nhà cung cấp chấp nhận, đơn đặt hàng sẽ trở thành hợp đồng pháp lý. Nếu không có hợp đồng để điều chỉnh mối quan hệ giữa người mua và người bán, một đơn đặt hàng có thể được sử dụng thay vì hợp đồng. Cung cấp bảo vệ pháp lý cho người mua và người bán.

Chỉ định mỗi PO một số có tên là Số lượng đặt hàng để hỗ trợ người mua và người bán để theo dõi giao hàng và thanh toán cho mỗi yêu cầu mua hàng.

Cụ thể, PO có các mục đích sau:

• Yêu cầu mua xác nhận: PO là tài liệu chính thức xác nhận yêu cầu mua hàng của người mua cho nhà cung cấp. Khi nhận PO, nhà cung cấp sẽ biết chính xác người mua cần mua, số lượng, giá, thời gian giao hàng, …

• Trách nhiệm đánh giá của cả hai bên: Khi cả hai PO được ký bởi người mua và nhà cung cấp, nó sẽ trở thành hợp đồng pháp lý giữa các bên. Điều này có nghĩa là cả hai bên có trách nhiệm thực hiện các điều khoản đã thỏa thuận trong đơn đặt hàng.

• Cơ sở thanh toán: PO là một tài liệu quan trọng mà người mua xác định trả cho nhà cung cấp. Mua nhà sẽ dựa trên thông tin về số lượng, giá cả, … Thanh toán cho nhà cung cấp trong PO.

• Quản lý quy trình đặt hàng: PO giúp người mua quản lý các quy trình đặt hàng một cách hiệu quả. Với PO, người mua có thể theo dõi tiến trình đặt hàng, xác định các vấn đề (nếu có) và cung cấp các giải pháp kịp thời.

• Cơ sở của kế hoạch sản xuất: Đối với các công ty sản xuất, PO có thể được sử dụng làm cơ sở của kế hoạch sản xuất. Doanh nghiệp có thể xác định số lượng hàng hóa cần thiết dựa trên thông tin trong PO để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

• Cơ sở của kiểm soát chất lượng: PO có thể được sử dụng làm cơ sở để kiểm soát chất lượng hàng hóa. Dựa trên thông tin trong PO, người mua có thể xác định các tiêu chuẩn chất lượng của các mặt hàng sẽ được mua.

Phân biệt giữa PO và PI (Hóa đơn Procforma) và Hợp đồng bán hàng (SC)

phân biệt	PO (Đơn đặt hàng)	PI (Hóa đơn Procforma)	Hợp đồng bán hàng (SC)
Mục đích	Mua ủy quyền	Thỏa thuận ghi âm	Chuẩn hóa điều khoản bán hàng
thời gian	Trước khi giao hàng	Trước khi giao hàng	Trước hoặc sau khi giao hàng
thiên nhiên	Gửi từ người mua đến người bán	Gửi từ người bán đến người mua	Gửi từ người bán đến người mua
nội dung	Chứa thông tin về số lượng, mô tả, giá đơn giá và các yêu cầu khác cho các hàng hóa/dịch vụ khác mà người mua muốn mua	Bao gồm thông tin chi tiết về số lượng, mô tả, giá, thuế và các điều khoản thanh toán dự kiến	Chứa thông tin về các điều khoản và điều kiện của giao dịch, bao gồm giá bán, phương thức thanh toán, điều kiện vận chuyển, điều kiện bảo hành và các điều khoản liên quan khác
tính hợp pháp	Không có luật cao như PI và SC	Một số luật nhất định, nhưng thường không được coi là hợp đồng chính thức	Luật cao, được coi là một hợp đồng chính thức giữa hai bên

Đơn đặt hàng Puchase (Đơn đặt hàng)

• Bước 1. Mua bắt buộc: Những người cần mua các mặt hàng trong tổ chức (thường là các phần của mua, kế toán, quản lý dự án, v.v.) tạo ra các yêu cầu mua hàng. Yêu cầu này bao gồm thông tin sản phẩm, số lượng, giá đơn vị và bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào khác.

• Bước 2. Yêu cầu xác nhận: Yêu cầu mua hàng được gửi đến các bộ phận liên quan để xác nhận và phê duyệt. Quá trình phê duyệt thường phụ thuộc vào hệ thống phân cấp và thẩm quyền của mỗi người trong tổ chức.

• Bước 3. Tạo đơn đặt hàng: Sau khi yêu cầu mua hàng được phê duyệt, đơn đặt hàng (PO) sẽ được tạo bởi người mua

• Bước 4. Phê duyệt PO: PO sau đó được gửi đến các bộ phận liên quan (như mua sắm, kế toán) để xem xét và phê duyệt. Quá trình phê duyệt PO có thể yêu cầu phê duyệt một hoặc nhiều người có quyền trong tổ chức.

• Bước 5. Gửi PO cho nhà cung cấp: Sau khi PO được phê duyệt, cái tiếp theo sẽ được gửi cho nhà cung cấp. Thông qua PO, nhà cung cấp sẽ nhận được thông tin chi tiết về các đơn đặt hàng và yêu cầu phải tuân thủ.

• Bước 6. Xác nhận PO từ nhà cung cấp: Nhà cung cấp xem xét PO và xác nhận các điều khoản và điều kiện của đơn đặt hàng để đảm bảo rằng cả tổ chức và nhà cung cấp đều đồng ý với các điều khoản của hợp đồng.

• Bước 7. Giao hàng và biên lai: Sau khi xác nhận PO, nhà cung cấp sẽ thực hiện giao hàng và cung cấp dịch vụ theo các yêu cầu trong PO. Từ tổ chức, người nhận sẽ kiểm tra và xác nhận rằng hàng hóa/dịch vụ đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn và yêu cầu của PO.

• Bước 8. Xử lý thanh toán: Sau khi nhận và xác nhận hàng hóa/dịch vụ, bộ phận kế toán sẽ thực hiện xử lý thanh toán cho nhà cung cấp dựa trên thông tin trong PO.

Cách quản lý hiệu quả PO doanh nghiệp của bạn

Quản lý PU (Đơn đặt hàng) hiệu quả là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý các hoạt động kinh doanh. Một số phương pháp quản lý PO hiệu quả:

• Xác định quy trình quản lý PO: Xác định và thiết lập một quy trình rõ ràng để tạo, phê duyệt và giám sát POS, đảm bảo tính nhất quán và độ chính xác trong quản lý PO.

• Hệ thống quản lý PO tích hợp: Sử dụng phần mềm PO hoặc hệ thống quản lý để tạo, giám sát và lưu trữ thông tin liên quan đến PO. Hệ thống giúp tăng hiệu quả, giảm thiểu lỗi, tăng giám sát và xác minh thông tin.

• Tính xác thực và phê duyệt của POS: Hãy chắc chắn rằng mỗi PO được xác thực và phê duyệt trước khi gửi cho nhà cung cấp. Quá trình này giúp đảm bảo rằng các mặt hàng được đặt hàng là chính xác và phù hợp cho các yêu cầu của doanh nghiệp.

• Quản lý lịch trình và giám sát POS: Giám sát quá trình gửi POS, giao hàng và thanh toán để đảm bảo các đơn đặt hàng được giao đúng hạn và để giải quyết các vấn đề liên quan một cách nhanh chóng.

• Thiết lập mối quan hệ với các nhà cung cấp: Bằng cách thiết lập thông tin liên lạc thường xuyên và cung cấp phản hồi, các doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng các nhà cung cấp hiểu các yêu cầu và đáp ứng đúng hạn.

• Đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp: Giám sát và đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp dựa trên các tiêu chuẩn như chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng và dịch vụ khách hàng. Từ đó, chọn nhà cung cấp phù hợp, tránh sự cần thiết về thời gian ở cả hai bên.

• Tối ưu hóa quá trình PO: Thường xuyên xem xét và cải thiện các quy trình quản lý PO để tăng hiệu quả và giảm thiểu chất thải. Tìm cách để tối ưu hóa việc sáng tạo, phê duyệt và xử lý POS.

• Đào tạo và nâng cao nhận thức: Đảm bảo rằng các nhân viên liên quan đến quản lý PO được đào tạo và làm chủ bởi quy trình và các quy định liên quan. Đồng thời, tạo cơ hội cho nhân viên cải thiện kỹ năng của họ và hiểu quản lý đơn đặt hàng.

Đơn đặt hàng mua hàng (PO) đã trở thành một thuật ngữ quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng và kinh doanh. PO kết hợp các yêu cầu mua hàng và cam kết tài chính và là một công cụ để chỉ định chi tiết giao dịch giữa người mua và người bán. Bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về các sản phẩm, số lượng, giá cả và điều kiện giao hàng, PO được coi là cơ sở của quá trình giao dịch đáng tin cậy và minh bạch. PO không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro và xung đột trong các giao dịch, mà còn đảm bảo hiệu quả và hiệu quả của toàn bộ quá trình cung cấp.