Phòng hành chính nhân sự: Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu

Cục Quản lý của Bộ Nhân sự là một bộ phận trong doanh nghiệp, có chức năng của các hoạt động quản lý và kinh doanh liên quan đến nhân sự và quản lý hành chính. Trong nhiều tổ chức lớn, bộ phận nhân sự cũng chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động hành chính như quản lý văn phòng phẩm, quản lý không gian văn phòng và hỗ trợ các hoạt động tổ chức nội bộ khác.

Chức năng quản lý nguồn nhân lực

Chức năng chính của Bộ Nhân sự là cung cấp lời khuyên cho Hội đồng quản trị và nhân sự hỗ trợ trong việc xây dựng và thực hiện các chính sách và quy định cho nhân viên, đồng thời đảm bảo các hoạt động nhân sự hiệu quả được thực hiện để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Cụ thể:

• Hội đồng quản trị tư vấn và hỗ trợ các vấn đề liên quan đến nhân sự: Nhân sự là cầu nối giữa ban giám đốc và nhân viên của doanh nghiệp. Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm cung cấp thông tin, phân tích và tư vấn cho Hội đồng quản trị về các vấn đề nhân sự, bao gồm:

  • Chiến lược xây dựng

  • Kế hoạch, sắp xếp nhân viên

  • Tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân sự

  • Đánh giá, Phần thưởng, Nhân viên kỷ luật

  • Quan hệ quản lý lao động

  • Phúc lợi xã hội

• Tổ chức và thực hiện các hoạt động nhân sự: Là một bộ phận chịu trách nhiệm tổ chức trực tiếp và thực hiện các hoạt động nguồn nhân lực, bao gồm:

  • Tuyển dụng: Kế hoạch tuyển dụng, tuyển dụng, hồ sơ sàng lọc, phỏng vấn, đánh giá ứng viên, đưa ra quyết định

  • Đào tạo: Chương trình đào tạo xây dựng, tổ chức đào tạo, đánh giá kết quả đào tạo

  • Đánh giá nhân sự: Phát triển kế hoạch đánh giá, thực hiện và phân tích kết quả đánh giá

  • Mức lương: Quy mô tiền lương xây dựng, tiền lương, tiền thưởng, các hệ thống phúc lợi khác

  • Quan hệ quản lý lao động: Giải quyết các vấn đề liên quan đến quan hệ quản lý lao động, đàm phán, ký hợp đồng lao động và giải quyết tranh chấp lao động

• Quản lý hồ sơ và dữ liệu nhân sự: Quản lý và lưu trữ tất cả các hồ sơ và dữ liệu nhân sự của doanh nghiệp, bao gồm: Hồ sơ tuyển dụng, hồ sơ nhân viên, hồ sơ tiền lương, hồ sơ đào tạo, …

• Các hoạt động khác để hỗ trợ doanh nghiệp: Ngoài các chức năng chính được đề cập ở trên, Cục Nhân sự cũng có thể tham gia vào các hoạt động khác để hỗ trợ doanh nghiệp, như quản lý văn phòng, dịch vụ khách hàng, tổ chức sự kiện, …

Tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm của doanh nghiệp, các chức năng của Cơ quan Quản lý Nhân sự có thể được điều chỉnh cho phù hợp. Thông thường, bộ phận quản lý nguồn nhân lực đóng một vai trò quan trọng trong việc thiết lập và phát triển nguồn nhân lực của các tổ chức và doanh nghiệp.

>> Đọc thêm: Quy trình tuyển dụng hiệu quả cho tất cả các doanh nghiệp

Nhiệm vụ của Cục Quản lý Nhân sự

Quản lý công việc nhân sự

• Tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự: Cục Quản lý Nhân sự chịu trách nhiệm tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên từ doanh nghiệp. Bao gồm lập kế hoạch và tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự, giám sát và đánh giá hiệu quả của việc tuyển dụng và phát triển nguồn nhân lực.

• Tiền lương, tiền thưởng và quản lý lợi ích: Thiết lập và triển khai tiền lương, tiền thưởng và hệ thống lợi ích. Tính toán, trả lương, tiền thưởng và lợi ích cho nhân viên. Trong khi đó, giám sát và quản lý tiền lương, tiền thưởng và các quỹ lợi ích.

• Hồ sơ và quản lý hợp đồng lao động: Bộ quản lý nguồn nhân lực chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ nhân viên và hợp đồng lao động. Bao gồm sáng tạo, lưu trữ và quản lý hồ sơ, hợp đồng lao động nhân viên và các công việc khác. Theo dõi, cập nhật hồ sơ, hợp đồng thủ công, …

• Kỷ luật và kỷ luật lao động: xây dựng và thực thi các quy định về kỷ luật và kỷ luật lao động. Đồng thời, đối phó với các trường hợp vi phạm kỷ luật và kỷ luật lao động.

• Quản lý quan hệ quản lý lao động: xây dựng và thực hiện các thỏa thuận lao động tập thể và giải quyết các tranh chấp quản lý lao động.

Có thể thấy rằng Cục Quản lý Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong công việc quản lý nhân viên kinh doanh. Bộ phận nhân sự cần thực hiện tốt các nhiệm vụ quản lý nhân sự để đảm bảo rằng nhân sự của doanh nghiệp luôn được phát triển và sử dụng.

Nhiệm vụ quản lý

Công việc hành chính là một phần quan trọng trong các nhiệm vụ của Cục Quản lý Nhân sự. Đặc biệt, bao gồm:

• Văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng, quản lý tài sản cố định, …

• Cơ sở quản lý, thiết bị, nhà máy, …

• Hệ thống thông tin quản lý, mạng, …

• Thủ tục hành chính, tài liệu pháp lý, …

• Tổ chức các hoạt động tiếp nhận, các cuộc họp, sự kiện, …

• Cung cấp các dịch vụ hành chính khác cho nhân viên trong doanh nghiệp, …

Thông thường, nhiệm vụ quản lý công việc hành chính của bộ phận quản lý nguồn nhân lực là đảm bảo hoạt động suôn sẻ và hiệu quả của doanh nghiệp. Cụ thể, vai trò của Cơ quan Quản lý Nhân sự:

• Cung cấp các tài liệu và điều kiện kỹ thuật cần thiết cho hoạt động kinh doanh.

• Đảm bảo rằng các thủ tục hành chính nên được thực hiện theo luật pháp và quy định.

• Tạo một môi trường làm việc chuyên nghiệp phù hợp với nhân viên.

Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, bộ phận quản lý nhân sự cần phối hợp chặt chẽ với phần còn lại của doanh nghiệp để đảm bảo hiệu quả của nó.

Quản lý truyền thông kinh doanh

Thực hiện đăng ký bản quyền và quy trình bảo vệ thương hiệu để duy trì phát triển thương hiệu. Quá trình này yêu cầu bộ phận nhân sự phải đối phó với các rủi ro có thể từ việc xây dựng và phát triển đến sáp nhập thương hiệu. Đồng thời, cần phải thường xuyên đánh giá và cải thiện hình ảnh thương hiệu để đảm bảo rằng nó phù hợp cho mọi giai đoạn của doanh nghiệp.

Tổ chức các cuộc họp báo, sự kiện và cuộc họp là một phần quan trọng của giao tiếp. Nhiệm vụ này yêu cầu nhân viên quản lý nhân sự đề xuất ý tưởng và nội dung cho các kế hoạch và nội dung, viết và chỉnh sửa các bài viết PR, nội dung quảng cáo, thông cáo báo chí và quảng bá hình ảnh kinh doanh.

Thiết lập và duy trì mối quan hệ với phương tiện truyền thông, truyền thông, tiếp thị và bán hàng cũng là một nhiệm vụ quan trọng đối với bộ phận quản lý nguồn nhân lực. Mối quan hệ này giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp có được sự hỗ trợ tốt nhất để quảng bá thương hiệu.

Tìm kiếm, xem xét và đề nghị tham gia vào các giải thưởng trong nước và quốc tế và các chương trình tài trợ xã hội để nâng cao hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp. Cơ quan nhân sự cần chuẩn bị các tài liệu và giám sát kết quả của các hoạt động này để đảm bảo hiệu quả quảng bá thương hiệu.

Quản lý các vấn đề pháp lý

Nhiệm vụ quản lý các vấn đề pháp lý trong bộ phận quản lý nguồn nhân lực giúp các doanh nghiệp hoạt động theo luật và tránh rủi ro pháp lý:

• Tư vấn pháp lý về các doanh nghiệp, các vấn đề liên quan đến lao động, nhân sự, thương mại, hợp đồng, …

• Soạn thảo và đánh giá các tài liệu, hợp đồng, thỏa thuận lao động tập thể, …

• Tham gia giải quyết các tranh chấp quản lý lao động, khiếu nại và lên án giữa các công nhân

• Cung cấp thông tin pháp lý cho nhân viên

Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, cơ quan nhân sự cần có một nhân viên pháp lý có trình độ cao, người hiểu các đặc điểm của doanh nghiệp. Ngoài ra, Cơ quan Quản lý Nhân sự cần thường xuyên cập nhật các quy định mới để đảm bảo rằng các doanh nghiệp luôn hoạt động theo luật.

Quản lý các hoạt động hành chính của nhân viên

Các quy định và quy định của quản lý nhân sự là cơ sở để bộ phận quản lý nhân sự thực hiện quản lý nguồn nhân lực, bao gồm quản lý đội ngũ nhân viên của bộ phận quản lý nguồn nhân lực. Các quy định và quy định này phải rõ ràng và rõ ràng dựa trên các đặc điểm của doanh nghiệp.

Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là một trong những yếu tố quan trọng trong việc cải thiện hiệu quả làm việc của nhân viên trong các bộ phận quản lý nguồn nhân lực. Vào thời điểm đó, cần phải xây dựng và thực hiện các kế hoạch đào tạo, kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực dựa trên nhu cầu của từng nhân viên và định hướng phát triển của công ty.

Giám sát và đánh giá hiệu quả công việc là một nhiệm vụ quan trọng để nhanh chóng phát hiện các vấn đề cần khắc phục để cải thiện hiệu quả làm việc của nhân viên trong bộ phận quản lý nguồn nhân lực. Cơ quan quản lý nguồn nhân lực cần phát triển các tiêu chuẩn để đánh giá hiệu quả làm việc phù hợp và thực hiện các đánh giá khách quan và công bằng.

Cấu trúc tổ chức của bộ phận nhân sự

Giám đốc bộ phận nhân sự

Giám đốc bộ phận nhân sự là người chịu trách nhiệm trực tiếp của Hội đồng quản trị. Họ chịu trách nhiệm cho tất cả các hoạt động bao gồm bộ phận. Các nhiệm vụ của giám đốc bao gồm:

• Thiết lập và thực hiện một chiến lược nguồn nhân lực cho doanh nghiệp.

• Quản lý và chạy toàn bộ hoạt động của quản lý nguồn nhân lực.

• Hỗ trợ xây dựng và phát triển nguồn nhân lực trong ban giám đốc.

• Đảm bảo tuân thủ luật pháp về lao động, tiền lương, bảo hiểm, …

Giám đốc quản lý nhân sự

Người đứng đầu Cơ quan Quản lý Nhân sự là Giám đốc Cơ quan Quản lý Nhân sự để thực hiện các nhiệm vụ của Bộ, tập trung vào việc thực hiện các kế hoạch và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Họ chịu trách nhiệm:

• Tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh và kế hoạch kinh doanh.

• Quản lý và quản lý tuyển dụng, đào tạo, phát triển, đánh giá, … nguồn nhân lực.

• Quản lý hệ thống phúc lợi của nhân viên, tiền thưởng, bảo hiểm.

• Đảm bảo sự phát triển của nhân viên.

Quản lý nguồn nhân lực

Quản trị viên nguồn là những người chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến quản lý kinh doanh và nhân sự. Công việc của nhân viên hành chính nhân sự có thể được chia thành hai lĩnh vực chính:

Bộ phận hành chính:

• Nhận, xử lý tệp, hồ sơ, giấy tờ
• Quản lý văn phòng phẩm, thiết bị
• Tổ chức các sự kiện, cuộc họp, hội thảo
• Thực hiện các nhiệm vụ quản lý khác theo yêu cầu của cấp trên

Khu vực nhân sự:

• Hỗ trợ tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên
• Quản lý hồ sơ nhân viên, bảo hiểm và tiền thưởng
• Giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự.

Bộ Nhân sự không chỉ đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý nguồn nhân lực, mà còn gián tiếp đóng góp cho sự phát triển và thành công của doanh nghiệp. Việc kinh doanh có gắn kết hay không và liệu tài năng có được giữ lại hay không phụ thuộc vào phần lớn bộ phận phía sau.

Nguồn: https://www.ckconitsha.com/vn/ Tác giả: Nguyễn Lân dũng