Table of Contents
Kỹ năng quản trị viên là những phẩm chất giúp họ hoàn thành các nhiệm vụ với hiệu suất và chất lượng. Robert L. Katz đã xác định ba kỹ năng quan trọng cho các quản trị viên thành công là kỹ năng chuyên nghiệp, kỹ năng nguồn nhân lực và kỹ năng nhận thức và tư duy.
Tầm quan trọng của các kỹ năng quản trị đối với doanh nghiệp
Các quản trị viên có kỹ năng tốt sẽ giúp họ tạo ra sự khác biệt và có thể khẳng định bản thân. Ngoài ra, các quản trị viên sẽ có thể dễ dàng hiểu những gì họ cần làm, xác định các mục tiêu, đánh giá các vấn đề và chọn giải pháp tốt nhất trong các tình huống bất ngờ, do đó giúp họ tăng năng suất.
Đối với một tổ chức, việc có một quản trị viên lành nghề sẽ giúp thiết bị của công ty suôn sẻ. Cụ thể, liên kết các thành viên của một tổ chức với nhau, chuyển thông tin đến cấp dưới để hiểu một cách hiệu quả, quản lý mọi người, để có hiệu quả, đúng với người phù hợp và trong công việc phù hợp.
Ba kỹ năng quan trọng theo yêu cầu của quản trị viên
1. Kỹ năng chuyên nghiệp (Kỹ năng kỹ thuật)
Kỹ năng kỹ thuật hoặc kỹ năng cứng là tài năng và chuyên môn tổng thể của các quản trị viên có một số nhiệm vụ hoặc công việc nhất định. Kỹ năng này không phải là một kỹ năng mềm, đó là một khả năng mà một người có khi học, thực hành và thử nghiệm.
Ví dụ:
- Quản lý nhà máy, nhà máy sẽ yêu cầu chuyên môn, hiểu về máy móc, vận hành, kỹ năng quản lý, phối hợp chuyển đổi công việc, …
- Việc quản lý các sản phẩm kỹ thuật đòi hỏi một người cần kỹ năng kỹ thuật máy tính, các công nghệ mới am hiểu, xu hướng cập nhật, …
Trên thực tế, khái niệm “kỹ năng kỹ thuật” được hiểu không chỉ là khả năng sử dụng máy móc và công cụ kỹ thuật, mà còn là một kỹ năng đòi hỏi khả năng tạo ra sản phẩm mới, bán, bán dịch vụ, sản phẩm.
Quản trị viên ở bất kỳ vị trí nào cần phải có sự hiểu biết sâu sắc về các chuyên gia trong lĩnh vực này. Bộ kỹ năng này rất quan trọng và các quản trị viên chỉ có thể đạt được hiệu suất tối đa nếu có thể xử lý công việc. Đồng thời, chỉ có chuyên môn mới có thể cung cấp hỗ trợ, hướng dẫn hoặc phối hợp cho nhân viên cấp dưới.
Ngoài ra, chuyên môn có thể giúp quản trị viên xây dựng danh tiếng và tin tưởng với nhân viên của họ. Một số nhân viên không đủ năng lực trong các nhà lãnh đạo của họ và tin tưởng vào sự hiểu biết của họ về các lĩnh vực và sản phẩm kinh doanh của họ.
Kỹ năng kỹ thuật đặc biệt quan trọng đối với các quản trị viên trung gian. Trên thực tế, các giám đốc điều hành cấp cao có thể là các chuyên gia am hiểu, nhưng họ có thể không cần phải quá sâu. Quản lý cấp cao thường xây dựng các chiến lược toàn diện, đa dạng và rộng lớn hơn so với các quản trị viên cỡ trung.
Ví dụ: nếu công ty đang kinh doanh trong lĩnh vực công nghệ, cung cấp phần mềm, thì các nhà quản lý trung gian như quản lý kỹ thuật, quản lý sản phẩm, quản lý bảo trì, bảo hành là người có kỹ năng kỹ thuật tốt nhất, chứ không phải tổng giám đốc.
2. Kỹ năng nhận thức và tư duy (kỹ năng khái niệm)
Kỹ năng khái niệm là khả năng cho phép quản trị viên hình thành ý tưởng, sáng tạo, chiều sâu và quan điểm đa chiều về các tình huống phức tạp để tạo ra các chiến lược và giải pháp độc đáo cho doanh nghiệp.
Kỹ năng tư duy đòi hỏi các quản trị viên phải đặt bản thân trong các tình huống giả định, thúc đẩy họ thấy các vấn đề phức tạp của tổ chức trong toàn bộ tình huống, sau đó tìm giải pháp tốt nhất và hướng dẫn họ hành động.
Bộ kỹ năng này đặc biệt quan trọng đối với quản lý cấp cao. Nó đòi hỏi họ phải hiểu định hướng và chiến lược phát triển của hoạt động kinh doanh của họ và có thể phân tích, đánh giá và dự đoán các hồ sơ rủi ro có thể xảy ra trong tương lai.
Ví dụ, bệnh Civing đã đến và ảnh hưởng nghiêm trọng đến ngành sản xuất áo phông của doanh nghiệp. Vào thời điểm đó, khi công ty chuyển sang sản xuất nhiều sản phẩm mặt nạ vải, các quản trị viên nhận ra những thách thức và cơ hội phù hợp với mọi nhóm khách hàng trẻ, trẻ, trung niên …
Nhờ các kỹ năng nhận thức và tư duy, điều chỉnh hướng phù hợp với nhu cầu và thời gian, quản trị viên có thể giúp các công ty vượt qua các giai đoạn khó khăn. Hoặc, khi bạn nhìn thấy các cơ hội, các quản trị viên cũng có thể giúp các công ty nhanh chóng thành thạo và phát triển xuất sắc.
3. Nhân sự (kỹ năng quản lý con người hoặc giữa các cá nhân)
Kỹ năng quản lý con người hoặc giữa các cá nhân, còn được gọi là kỹ năng nguồn nhân lực, là một kỹ năng quan trọng gần như phải là điều bắt buộc đối với bất kỳ quản trị viên nào.
Kỹ năng này bao gồm:
- Chỉ định đúng người vào đúng thời điểm (đúng công việc)
- Phối hợp đúng người ở đúng vị trí theo khả năng của người đó (đúng người)
- Khuyến khích, thúc đẩy và thúc đẩy nhân viên cải thiện hiệu quả và nâng cao hiệu quả công việc thông qua việc lắng nghe, đồng cảm, hỗ trợ, luôn đi kèm và tin tưởng họ.
Kỹ năng nhân sự sẽ giúp các nhà quản lý thúc đẩy nhân viên cấp dưới thực hiện năng suất và hiệu quả. Đồng thời, giúp tối ưu hóa tài nguyên, tránh tình huống “Zoombie Office” và xử lý nó thông qua các loa …
Ví dụ: Làn sóng nhân sự ra mắt tại các công ty công nghệ hàng đầu đang cho thấy thực tế rằng trong bối cảnh nền kinh tế rủi ro, các công ty đã phải chịu tổn thất về doanh thu và các quản trị viên cần xem xét cắt giảm nhân sự để tối đa hóa chi phí. Để làm như vậy, họ phải có kỹ năng nhân sự để đánh giá và xác định một nhóm nhân viên hoạt động kém, những người không thể sa thải và cắt giảm việc làm.
7 Kỹ năng bổ sung cho các quản trị viên xuất sắc
1. Kỹ năng lập kế hoạch và tư duy chiến lược
Các quản trị viên muốn thúc đẩy doanh nghiệp của họ đi đúng hướng, lộ trình và tổ chức phù hợp đến một mục tiêu chung, và họ cần có các kỹ năng lập kế hoạch và tư duy chiến lược cụ thể cho tương lai.
Để thực hiện một kế hoạch cụ thể, các quản trị viên cần có một tư duy và quan điểm chiến lược. Họ cần xác định các câu hỏi quan trọng sau:
- Các mục tiêu của tổ chức là gì và mục tiêu của mỗi bộ phận là gì?
- Mục tiêu ngắn hạn và dài hạn là gì?
- Các nguồn lực kinh doanh hiện tại là gì? Kế hoạch có thể được thực hiện?
- Có thể là các tình huống không cần thiết có thể xảy ra? Kế hoạch phòng ngừa thay đổi với hoàn cảnh chấp nhận rủi ro.
2. Kỹ năng giao tiếp
Nếu một quản trị viên không thể truyền đạt thông tin chính xác và dễ hiểu cho nhân viên của mình, không thể tự tin nói chuyện với người khác, và thật dễ dàng để hỏi hoặc trao đổi câu hỏi.
Do đó, để cải thiện các kỹ năng giao tiếp, các quản trị viên cần thực hành các biểu thức ngắn gọn và mạch lạc và biết cách lọc thông tin và phản hồi. Trong khi đó, học cách lắng nghe, hiểu người khác và kiểm soát cảm xúc của bạn để phù hợp với nền.
3. Kỹ năng đào tạo
Các quản trị viên thu thập đủ khả năng, kinh nghiệm và kiến thức có thể giao tiếp và chia sẻ cấp dưới. Vấn đề hiện tại mà nhiều doanh nghiệp đang phải đối mặt là các chương trình đào tạo cho các nhân viên mới, những người không có lộ trình cụ thể và hệ thống không rõ ràng.
Do đó, các quản trị viên cần thiết lập một hệ thống đào tạo có tổ chức trong khi trực tiếp hướng dẫn cấp dưới để tối ưu hóa quy trình đào tạo của tổ chức. Cụ thể, các kỹ năng đào tạo cơ bản cho các cơ quan trung gian và quản lý cơ sở cũng là cơ hội để họ giám sát và đánh giá thành tích của nhân viên.
>> Tài liệu tham khảo: Quy trình đào tạo nhân viên mới
4. Kỹ năng giải quyết vấn đề
Kỹ năng giải quyết vấn đề và tìm cách phản ứng với tất cả các tổ chức một cách kịp thời là điều cần thiết cho các quản trị viên. Thể hiện kỹ năng này bằng cách:
- Xác định vấn đề và chọn giải pháp tốt nhất
- Đề xuất các giải pháp sáng tạo cho cấp dưới
- quyết định
- Giữ bình tĩnh và giao tiếp tốt khi có vấn đề phát sinh
5. Lời khuyên trình diễn
Bản chất của người quản lý yêu cầu họ gặp gỡ thường xuyên với nhân viên, đối tác và khách hàng. Do đó, nó có nghĩa là ý tưởng này là điều cần thiết cho các quản trị viên.
Để có được các kỹ năng trình diễn tốt, các quản trị viên cần thực hành một số phương pháp như sau:
- Sử dụng ngôn ngữ cơ thể để kết hợp các từ mạch lạc, rõ ràng
- Rất ồn ào, rõ ràng, cố gắng phát âm chính xác
- Nhìn thẳng vào khán giả và tiếp tục di chuyển cho mọi người
- Sử dụng giao tiếp thông qua hình ảnh, video, biểu đồ, …
- Chuẩn bị cho một bài phát biểu kỹ lưỡng và nói trước gương.
6. Kỹ năng quản lý thời gian
Các nhà quản lý thường phải thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc và đôi khi khối lượng công việc có thể làm quá tải chúng. Do đó, các kỹ năng quản lý thời gian sẽ giúp các quản trị viên xác định rõ ràng những điều quan trọng, tức là những việc cần được thực hiện kịp thời, tránh quá tải gây ra sự can thiệp và căng thẳng.
7. Kỹ năng phân tích thị trường
Các quản trị viên có kỹ năng phân tích thị trường tốt có thể mang lại nhiều cơ hội phát triển cho doanh nghiệp. Đặc biệt là ngày nay, với những lợi thế khốc liệt của môi trường kinh doanh và sự phát triển nổi bật của công nghệ … việc xác định lợi thế cạnh tranh và xu hướng thị trường là rất quan trọng đối với các công ty có thể tồn tại trong một thời gian dài.
Phương pháp cải thiện kỹ năng quản trị viên
Kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng nhận thức và kỹ năng tư duy là hai kỹ năng phụ thuộc phần lớn vào khả năng, phù hợp với công việc và đòi hỏi những tài năng cá nhân khác nhau cho mỗi người.
Tuy nhiên, các quản trị viên có thể cải thiện các kỹ năng nhân sự (kỹ năng quản lý con người hoặc giữa các cá nhân) theo một số cách để cải thiện hiệu suất của mỗi công việc của nhân viên:
Giao tiếp cởi mở, xã hội
Thực sự tập trung vào việc lắng nghe người khác để họ có thể chia sẻ tất cả các câu chuyện và hạn chế du hành thời gian của họ. Khi trao đổi câu hỏi, hãy lặp lại một số chi tiết cốt lõi mà người đó vừa chia sẻ, điều này giúp đối thủ cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng.
Ngoài ra, học cách hiểu những gì người khác don nói. Thay vào đó, hãy quan sát khuôn mặt, cử chỉ, sắc thái của bạn … Nhận thông tin từ người khác.
Ủy quyền để tránh quản lý vi mô
Nếu các khả năng và kỹ năng của nhân viên không đủ để thực hiện các nhiệm vụ, quản trị viên không phải là người nắm giữ tất cả công việc của tổ chức hoặc thay thế nhân viên.
Thay vào đó, hãy học cách trao quyền cho nhân viên và tránh quản lý vi mô của cấp dưới. Về mặt công việc cụ thể, quản trị viên có thể ủy quyền cho cấp dưới thực hiện công việc, chẳng hạn như:
- Khẩn cấp nhưng không cần phải suy nghĩ quá nhiều, chẳng hạn như vé chuyến bay, phòng họp, lịch trình các cuộc họp với khách hàng, …
- Công việc nhỏ, hoàn thành sớm
- Sự cần thiết phải giảm suy nghĩ có thể là một công việc lặp đi lặp lại
- Công việc lãng phí thời gian, nhưng anh ấy không cần phải suy nghĩ quá nhiều, điều đó không quan trọng
- Có thể nhanh chóng hướng dẫn công việc
- Quản trị viên không có chuyên môn sâu như thiết kế đồ họa, sửa chữa thiết bị, …
Liên tục học các kỹ năng quản lý
Một thái độ dần dần, cập nhật kiến thức và không ngừng học cách tránh tụt lại phía sau là một yêu cầu rất cần thiết cho các quản trị viên. Do đó, các quản trị viên cần cập nhật kiến thức mới và đa dạng hóa các kỹ năng của họ để phục vụ các công việc hiện tại. Tư duy thực tế dựa trên các điều kiện thực tế, triển khai công việc được nhắm mục tiêu và hiệu quả.
Tầm quan trọng tương đối của ba kỹ năng của Robert L. Katz, có thể thay đổi theo mức độ trách nhiệm quản lý. Ở cấp độ quản lý cơ sở, nhu cầu chính là kỹ năng chuyên nghiệp và kỹ năng nhân sự. Ở cấp độ trung gian, hiệu quả của một quản trị viên phụ thuộc phần lớn vào các kỹ năng, suy nghĩ và nhận thức của nhân sự. Ở cấp độ cao nhất, kỹ năng tư duy, nhận thức được coi là kỹ năng quan trọng nhất để các nhà quản lý cấp cao thành công.
Nguồn: https://www.ckconitsha.com/vn/ Tác giả: Nguyễn Lân dũng
Giáo sư Nguyễn Lân Dũng là một nhà khoa học tiêu biểu của Việt Nam trong lĩnh vực vi sinh vật học, với hơn nửa thế kỷ gắn bó với công tác giảng dạy và nghiên cứu (). Ông sinh trưởng trong một gia đình có truyền thống hiếu học, là con trai của Nhà giáo Nhân dân Nguyễn Lân. Trong suốt sự nghiệp, Giáo sư đã đảm nhận nhiều vai trò quan trọng như Chủ tịch Hội các ngành Sinh học Việt Nam, Đại biểu Quốc hội và được vinh danh với danh hiệu Nhà giáo Nhân dân vào năm 2010.