Những phép tắc cần biết khi viết email bằng tiếng Anh

Email đang trở thành một công cụ thiết yếu và cực kỳ hữu ích trong công việc. Đặc biệt trong bối cảnh toàn cầu hóa ngày nay, viết email bằng tiếng Anh là một kỹ năng quan trọng có thể giúp bạn xử lý công việc nhanh hơn và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, khi viết email sẽ khác với việc nói chuyện trực tiếp và bạn cần lưu ý một số quy tắc khi viết email bằng tiếng Anh. Đăng ký bài viết của Shining Home để biết những quy tắc đó là gì.

1. Kiểm tra nội dung viết email bằng tiếng Anh để không có sự hiểu lầm

Tiếng Anh có một lịch sử phát triển lâu dài, trong quá trình nó liên tục nhận được nhiều từ vựng hơn và được cấu trúc từ nhiều ngôn ngữ khác nhau trên thế giới. Do đó, đây cũng là một ngôn ngữ với nhiều từ vựng mà ngay cả người bản ngữ cũng dễ hiểu sai. Thường thì đây là từ đồng âm hoặc từ có cùng tiền tố (tiền tố).

Cấp độ tiếng Anh của bạn ở cấp độ nào?

Kiểm tra cấp độ miễn phí ngay tại đây

2. Kiểm tra xem email có cảm xúc tiêu cực của người viết hay không

Tại nơi làm việc, không thể tránh khỏi việc chúng ta tức giận, không thoải mái với ai đó hoặc điều gì đó. Nhưng luôn luôn nhớ rằng email không phải là một công cụ để thực hiện cảm xúc tiêu cực. Một email được viết và gửi trong khi tức giận có thể để lại những hậu quả không thể đoán trước mà bạn khó có thể lưu. Do đó, tốt nhất là không viết email bằng tiếng Anh trong khi thiếu bình tĩnh. Đợi sự tức giận trôi qua, sau đó bạn có thể suy nghĩ khôn ngoan hơn, biết rằng bạn nên viết cách mọi thứ được giải quyết tốt nhất như bạn muốn.

3. Viết bằng chữ in hoa có nghĩa là bạn đang to

Một số người có thói quen viết toàn bộ tin nhắn hoặc nội dung email bằng chữ in hoa. Vấn đề là một bài viết như vậy thường được hiểu rằng bạn lớn tiếng với đối thủ. Do đó, áp dụng phương thức viết theo Công ước chung và chỉ nên được đầu tư vào các chữ cái đầu tiên

Tiêu đề, câu đầu tiên, danh từ thích hợp và chữ viết tắt.

4. In email quan trọng để lưu trữ

Giống như thói quen thường xuyên sao lưu các tài liệu trong máy tính của bạn, bạn cũng nên tạo thói quen in và lưu trữ các email quan trọng khi trao đổi công việc. Những email này có thể đóng vai trò là bằng chứng quan trọng trong trường hợp vụ kiện hoặc bồi thường. Ngoài ra, lưu email dưới dạng phiên bản cứng cũng hữu ích khi bạn cần nói chuyện với cấp trên, đồng nghiệp hoặc trong trường hợp bạn không nhớ các chi tiết.

5. Sử dụng các sắc thái trung tính

Khi viết email bằng tiếng Anh, bạn nên tránh sử dụng các từ phân biệt giới tính (chẳng hạn như “doanh nhân”, “Chủ tịch”, “Nhân viên bán hàng”). Ở một số quốc gia như Mỹ và Canada, từ vựng như vậy đã dần được thay thế bằng các từ trung lập, ví dụ: “Mailman” đã được thay thế bằng “người vận chuyển thư”, “đầu tiên” thay vì “lính cứu hỏa”, “cảnh sát” thay vì “cảnh sát”. Ngoài ra, trong email chào hỏi đầu tiên, nếu bạn không biết giới tính của người nhận, bạn không nên sử dụng các từ/ cụm từ như “sir” hoặc “quý ông” mà viết “người mà nó có thể quan tâm. Điều này sẽ tránh người nhận cảm thấy khó chịu trong trường hợp của họ là nữ.

Thay đổi tương tự diễn ra với một số nhóm đối tượng khác. Ví dụ, có lúc mọi người sử dụng từ “bị tê liệt” để chỉ những người khuyết tật, thì từ này dần dần được thay thế bằng “khuyết tật”, và bây giờ chúng ta có cụm “bị thách thức về tinh thần” để nói đến những người khuyết tật về nhận thức và “thách thức về thể chất” để đề cập đến những người khuyết tật thể chất.

6. Kiểm tra chính tả và ngữ pháp khi viết email bằng tiếng Anh

Nếu máy tính của bạn không có phần mềm để hỗ trợ chính tả và ngữ pháp, bạn phải kiểm soát email của mình một cách cẩn thận trước khi gửi để tránh các lỗi không cần thiết. Đối với các email quan trọng như email đến trường hoặc nhà tuyển dụng, bạn có thể chuẩn bị nội dung trên phần mềm hỗ trợ các bài kiểm tra chính tả tự động, chẳng hạn như MS Word, sau đó chuyển sang email để gửi.

Vui lòng tham khảo: Hướng dẫn từ A đến Z Cách viết đơn xin việc tiếng Anh 2023

7. Kiểm tra dữ liệu khi viết email bằng tiếng Anh là tiêu chuẩn

Một chút hiểu lầm hoặc sai lầm về số có thể có hậu quả rất nghiêm trọng. Do đó, vui lòng kiểm tra cẩn thận các số trong email trước khi nhấn nút Gửi. Ví dụ: nếu ở Việt Nam, tiền thường được tính toán trong đơn vị “1000 VND”, ở một số quốc gia là “1 đô la” hoặc “1 euro”. Do đó, chỉ có một chút sơ suất khi viết dữ liệu có thể gây ra thiệt hại lớn.

Cấp độ tiếng Anh của bạn ở cấp độ nào?

Kiểm tra cấp độ miễn phí ngay tại đây

8. Tránh gửi email vào chiều thứ Sáu

Có thể công việc của bạn bận rộn đến mức không đến chiều thứ Sáu mới có thời gian gửi email. Nhưng nếu có thể, tránh gửi email tại thời điểm này. Tất nhiên, thường thì người nhận sẽ rời khỏi thứ Hai để trả lời, nhưng với các email quan trọng, họ sẽ phải trả lời ngay lập tức mà không bị trì hoãn. Điều này sẽ khiến đối thủ làm mọi thứ khẩn cấp, đặc biệt là khi họ cần thu thập tài liệu hoặc yêu cầu xác nhận của người khác.

9. Không phải lúc nào cũng là email là một lựa chọn thích hợp

Với sự tiện lợi của Internet, việc viết và gửi email đã trở nên đơn giản và nhanh hơn so với gọi. Tuy nhiên, đôi khi trao đổi qua điện thoại sẽ hợp lý hơn để viết email. Ví dụ: khi bạn cần yêu cầu xác nhận từ một người đang đi công tác hoặc cần trao đổi một nội dung khá nhạy cảm, điện thoại nhấc điện thoại sẽ nhanh hơn và dễ trình bày hơn nhiều so với việc viết email và chờ đợi đối thủ trả lời. Sau khi bạn đã nói chuyện trực tiếp qua điện thoại, hãy viết ra nội dung mà hai bên đã đồng ý gửi email để gửi cho đối thủ để xác nhận.

Ngoài ra, cũng có các trường hợp chữ viết tay sẽ phù hợp hơn là gửi email. Ví dụ, trong một tình huống mà bạn cần chia sẻ đau buồn và thương tiếc, email có thể khiến đối thủ cảm thấy rằng sự thiếu chân thành của bạn. Do đó, bạn cần xem xét mối quan hệ giữa hai bên để chọn đúng cách.

10. Giới hạn việc sử dụng biểu tượng cảm xúc và chữ viết tắt

Khi nhắn tin hoặc viết email bằng tiếng Anh cho người thân và bạn bè, chúng ta thường chèn các biểu tượng cảm xúc (biểu tượng cảm xúc) để tạo ra một bầu không khí vui vẻ và gần gũi. Tuy nhiên, bạn cần giới hạn điều này trong email công việc. Những biểu tượng như vậy có thể khiến đối thủ cảm thấy bạn khá trẻ con và không chuyên nghiệp. Không chỉ vậy, đó cũng có thể là những biểu tượng cảm xúc đó sẽ được hiểu theo những cách khác nhau giữa các nhóm người hoặc các nền văn hóa khác nhau.

Bạn cũng nên giới hạn việc sử dụng chữ viết tắt. Với sự phát triển liên tục của Internet và mạng xã hội, có nhiều từ mới mỗi ngày, đặc biệt là các chữ viết tắt. Nhưng ngoài các chữ viết tắt phổ biến như FYI (cho thông tin của bạn – để tham khảo). Càng sớm càng tốt (càng sớm càng tốt – càng sớm càng tốt), RSVP (trả lời sil vous plait – Vui lòng trả lời), hầu hết các chữ viết tắt khác không nên được sử dụng trong email, ngoại trừ một số từ bạn sử dụng trong thang đo nội bộ.

Trên đây là 10 quy tắc bạn cần biết khi viết email bằng tiếng Anh để có email chuyên nghiệp, ghi điểm trong mắt đối tác và khách hàng của bạn, một trợ lý hiệu quả để giúp bạn luôn tự tin và thoải mái khi viết email.

Tự tin phỏng vấn các công ty nước ngoài.

Nắm bắt các cơ hội xúc tiến đầy đủ.

Chỉ có tại Shining Home tích hợp 4 khóa học trong một lộ trình để đáp ứng nhu cầu tiếng Anh tại nơi làm việc cho những người làm việc bận rộn.

– Khóa học giao tiếp 1 đính kèm 1.

– Khóa học thực hành phát âm quốc tế IPA.

– Khóa học viết email

– Khóa học trình bày chuyên nghiệp.

– Bộ tài liệu độc quyền cho các kỹ năng phỏng vấn làm việc, từ vựng chuyên ngành …

Đăng ký kiểm tra miễn phí và thử nghiệm miễn phí ngay tại đây!