5S tập trung vào việc đặt mọi thứ vào đúng với vị trí, giữ cho nơi làm việc luôn sạch sẽ, tinh gọn, giúp nhân viên thực hiện công việc dễ dàng và không bị lãng phí thời gian hay xảy ra những tai nạn lao động trong quá trình làm việc.
5S là một phương pháp quản lý và sắp xếp nơi làm việc, xây dựng một môi trường mà ở đó, sự tinh gọn, sạch sẽ, khoa học được đặt lên hàng đầu, thông qua các hoạt động như giữ vệ sinh cho máy móc, thiết bị, sắp xếp mọi thứ một cách trật tự,… Phương pháp này được phát triển từ Nhật Bản, là các từ viết tắt trong tiếng Nhật: Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc), và Shitsuke (躾 Sẵn sàng). Trong đó:
Phương pháp này giúp tổ chức tối ưu hóa các quy trình sản xuất, tăng năng suất lao động, giảm sự lãng phí, cải thiện chất lượng sản phẩm và tăng tính an toàn cho nhân viên. Trong tiếng Anh, 5S được dịch ra thành: Sort – Set in order – Shine – Standardize – Sustain.
Phương pháp 5S được khởi nguồn từ Nhật Bản vào khoảng đầu/ giữa của thế kỷ XX và đã được nhiều công ty trong nước hưởng ứng. Phương pháp này được áp dụng lần đầu tiên bởi hãng xe Toyota, trong bối cảnh các nhà lãnh đạo của Toyota mong muốn nâng cao chất lượng sản phẩm và giảm thiểu sự lãng phí tại các dây chuyền sản xuất.
Hệ thống sản xuất đặc biệt của Toyota là sự kết hợp của nhiều phương pháp khác nhau, bao gồm sản xuất đúng lúc (JIT), Jidoka và các khái niệm liên quan đến môi trường làm việc trực quan. Trong đó, 5S là một phương pháp tiêu biểu được áp dụng để tạo ra một môi trường làm việc tinh tươm, có trật tự. Một môi trường làm việc như vậy sẽ giúp tăng tính hiệu quả trong quy trình sản xuất, kinh doanh, giảm thiểu lãng phí và tăng sự an toàn cho nhân viên.
Vì vậy, 5S được xem như một phần trụ cột của “Hệ thống sản xuất của Toyota”, được áp dụng thành công và lan rộng trên toàn cầu cho đến ngày nay.
5S với phương châm tập trung vào môi trường làm việc, mối liên hệ giữa nhân viên và mọi thứ trong môi trường đó nhằm mục đích:
Tăng năng suất và hiệu quả: Môi trường làm việc gọn gàng, sạch sẽ, có tổ chức giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm và sử dụng các vật dụng, thiết bị, công cụ cần thiết cho công việc, từ đó giảm thiểu thời gian tìm kiếm, tăng hiệu suất, hiệu quả.
Giảm chi phí: Phương pháp 5S giúp giảm thiểu lãng phí, do đó giảm chi phí sản xuất và vận hành của doanh nghiệp. Ví dụ như việc sắp xếp ngăn nắp các vật dụng, thiết bị giúp chúng bền hơn, tránh tình trạng mất mát, hư hỏng và phải thay thế.
Tăng tính cạnh tranh: Một môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, có tổ chức giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, từ đó tăng tính cạnh tranh và giữ chân khách hàng.
Nâng cao chất lượng sản phẩm/ dịch vụ: Phương pháp 5S giúp tăng tính chính xác, độ tin cậy và chất lượng sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp.
Đảm bảo an toàn: Môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, có tổ chức giúp tăng sự an toàn cho nhân viên trong quá trình làm việc.
Tăng tính tự giác và trách nhiệm: Nhân viên phát triển thói quen sắp xếp, đặt vật dụng vào vị trí đúng, làm sạch và bảo dưỡng môi trường làm việc giúp tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, có tổ chức. Những thói quen này giúp tăng tính tự giác, trách nhiệm của nhân viên đối với công việc của mình.
Tăng sự thoải mái và sáng tạo: Xây dựng một không gian làm việc thoải mái, giúp tăng tính sáng tạo của mỗi nhân viên.
Đảm bảo an toàn: Môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, có tổ chức giúp giảm nguy cơ tai nạn, đảm bảo an toàn cho nhân viên trong quá trình làm việc.
Với mục tiêu giữ lại những thứ cần thiết và loại bỏ những thứ không thể sử dụng được nữa trong môi trường làm việc. Để thực hiện bước này, cần quan sát và xác định những vật dụng không cần thiết trong khu vực làm việc. Những vật dụng không cần thiết có thể được loại bỏ ngay bằng cách lưu kho, chuyển sang khu vực khác hoặc tái chế, vứt bỏ.
Để hỗ trợ cho quá trình sàng lọc và giảm thời gian cần thiết, hãy trả lời cho câu hỏi như:
Nếu câu trả lời vẫn chưa đưa ra quyết định giữ lại hay loại bỏ, hãy tiến hành gắn “red tagging” (thẻ đỏ) cho chúng. Vật dụng sẽ được gắn một tấm thẻ với thông tin về vị trí, chức năng, ngày dán thẻ và người dùng. Sau khoảng 1-2 tháng, ta sẽ quay lại kiểm tra vật dụng đã được dán thẻ. Nếu vẫn không cần dùng đến, hãy tiến hành loại bỏ nó khỏi không gian làm việc.
Ví dụ: Sàng lọc, loại bỏ những thiết bị đã cũ, những vật liệu mòn gỉ không thể sử dụng được nữa.
Sau khi đã sàng lọc, loại bỏ những vật dụng không cần thiết, cần sắp xếp những vật dụng còn lại một cách hợp lý để tăng hiệu quả và tiện lợi trong công việc. Việc sắp xếp trong 5s cần được thực hiện theo một kế hoạch cụ thể, đảm bảo tính tiện dụng, dễ dàng sử dụng và bảo trì, chẳng hạn là dựa vào không gian làm việc, tần suất sử dụng hoặc thứ tự ưu tiên.
Nên thực hiện theo nguyên tắc: Vật dụng thường dùng sẽ được bố trí gần với người sử dụng, những vật nặng sẽ để ở phía dưới, vật nhẹ sẽ đặt phía trên. Tuy nhiên, cũng cần tùy chỉnh, đưa ra những phương án phù hợp với không gian và công việc của mình.
Sau khi đã thống nhất cách sắp xếp, hãy lập một danh sách những vật dụng sắp xếp và vẽ sơ đồ vị trí của chúng, ghi chú cụ thể về vị trí để trong trường hợp quên hoặc có người mới vào thì vẫn có thể tìm được mọi thứ một cách nhanh chóng.
Có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ như giỏ, kệ, tủ để giúp sắp xếp, lưu trữ những vật dụng còn lại một cách tiện lợi và hiệu quả nhất. Sau khi hoàn thành bước sắp xếp, ta cần đánh giá lại kết quả và tiến hành điều chỉnh nếu cần thiết để đạt được kết quả tốt nhất.
Seiso là bước thứ 3 trong quy trình 5S, tập trung vào việc giữ gìn khu vực làm việc không bị lộn xộn, bẩn thỉu bằng việc dọn dẹp và lau chùi thường xuyên.
Công việc này cần được thực hiện hàng ngày và thường xuyên để đảm bảo môi trường làm việc luôn sạch sẽ, không gây ra bất kỳ sự cản trở nào cho nhân viên trong quá trình làm việc. Ngoài vệ sinh, Seiso cũng có nghĩa là kiểm tra, bảo trì các thiết bị, máy móc để sớm phát hiện những hư hỏng và kịp thời sửa chữa. Một trong những yếu tố quan trọng nhất của Seiso là sự tự giác và trách nhiệm của từng cá nhân trong việc duy trì môi trường làm việc sạch sẽ.
Theo thời gian, việc duy trì và thực hiện 3S ở trên có thể gặp phải nhiều thách thức nếu không có sự duy trì, những lỗ hổng trong quy trình thực hiện có thể khiến doanh nghiệp quay lại với tình trạng ban đầu.
Vì vậy, để đảm bảo việc duy trì hiệu quả, bài bản của các bước trên, cần đặt ra các tiêu chuẩn đánh giá và đưa ra các chỉ tiêu cụ thể để nhân viên có thể thực hiện các quy trình một cách chính xác, đồng bộ.
Shitsuke – sẵn sàng trong 5s với mục tiêu là tạo ra thói quen và ý thức tự giác cho nhân viên trong việc duy trì các quy trình 5S một cách đầy đủ, hiệu quả. Điều này đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức sẽ luôn có tâm thế sẵn sàng chăm sóc cho môi trường làm việc của mình mà không cần nhắc nhở từ cấp trên hay người giám sát.
Việc áp dụng quy trình 5S trong doanh nghiêp dài hạn có thể giúp tạo ra văn hóa và nề nếp cho tổ chức, giúp các nhân viên hiểu được tầm quan trọng của việc duy trì môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng và an toàn. Nhân viên có thể được đào tạo để hiểu và thực hiện các quy trình 5S, bao gồm cả việc duy trì, cải tiến liên tục.
Trước khi triển khai chương trình 5S trong doanh nghiệp, ban lãnh đạo, các cấp quản lý cần tổ chức cuộc họp để thảo luận và xây dựng kế hoạch cụ thể nhằm đảm bảo áp dụng quy trình 5S được thực hiện hợp lý và hiệu quả. Điều này đặc biệt quan trọng vì quy trình 5S ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức.
Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin đầy đủ về tiêu chuẩn 5S trong sản xuất, kinh doanh, định hướng, mục tiêu và nội dung của quy trình để nhân viên các cấp nắm rõ. Điều này giúp tránh tình trạng mơ hồ trong nội bộ và đảm bảo sự thống nhất trong việc thực hiện quy trình 5S.
Khảo sát thái độ, ý muốn, phản ứng của nhân viên đối với việc áp dụng tiêu chuẩn 5S cũng giúp doanh nghiệp đưa ra điều chỉnh phù hợp và đạt được sự thống nhất trong tổ chức. Bởi áp dụng quy trình 5S ảnh hưởng đáng kể đến thói quen và cảm nhận của nhân viên trong quá trình lao động.
Để đạt được hiệu quả trong việc thực hiện chương trình 5S, mỗi cá nhân tham gia cần nắm được cách thực hiện 5S cùng ý nghĩa của quy trình này đối với bản thân và tổ chức. Việc hiểu rõ ý nghĩa, giá trị của việc thực hiện 5S giúp nhân viên tìm thấy động lực, từ đó gia tăng tinh thần trách nhiệm.
Để tạo được sự đồng thuận trong việc thực hiện chương trình 5S, cần đặt ra kết quả kỳ vọng khả thi và mục đích thực tiễn cuối cùng. Ngoài ra, việc tập trung vào kết quả kỳ vọng cũng giúp mọi người cùng quyết tâm hướng đến mục tiêu chung và tránh tình trạng hoang mang.
Cần nâng cao tinh thần cải tiến, cùng nhau tìm hiểu và giải quyết nguồn gốc khi vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai quy trình 5S, cấp trên cũng không nên đổ lỗi, sai khiến hay ra lệnh cho các nhân viên. Việc này giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự chia sẻ và hỗ trợ giữa các thành viên trong tổ chức, từ đó giúp tăng hiệu quả trong việc thực hiện chương trình 5S.
>> Xem thêm: Khóa học Tạo động lực làm việc cho nhân viên
Sàng lọc (Seiri): Phân loại, loại bỏ các vật dụng không cần thiết, giữ lại và lưu trữ các vật dụng cần thiết.
Sắp xếp (Seiton): Sắp xếp các vật dụng cần thiết theo công dụng, đặt ở vị trí thuận tiện và có ghi chú rõ ràng.
Sạch sẽ (Seiso): Giữ vệ sinh cho không gian làm việc và các dụng cụ sử dụng một cách tự giác, liên tục.
Săn sóc (Seiketsu): Đảm bảo các bước sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ được thực hiện đúng cách, liên tục bởi tất cả mọi người trong tổ chức.
Sẵn sàng (Shitsuke): Tạo động lực cho tất cả các cá nhân trong tổ chức hiểu rõ lợi ích, mục đích của việc áp dụng quy trình 5S, từ đó tự giác và sẵn sàng thực hiện các bước 5S mọi lúc mọi nơi.
Sau khi triển khai chương trình 5S, doanh nghiệp cần tiếp tục cải tiến quy trình thông qua đánh giá kết quả đầu ra đạt được. Từ kết quả này, cần xác định, phân tích những khía cạnh thực hiện tốt, lấy đó làm tiêu chuẩn cho những lần thực hiện tiếp theo.
Bên cạnh đó, quá trình đánh giá và cải tiến không chỉ nên tập trung trong nội bộ doanh nghiệp mà cũng nên quan sát, học hỏi những ưu điểm, thành tích bên ngoài từ các doanh nghiệp đã, đang áp dụng chương trình 5S.
Duy trì việc thực hành 5S là bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng trong quy trình triển khai. Để biến việc thực hành 5S thành thói quen của mỗi nhân viên và là một phần trong văn hóa doanh nghiệp, cần tuyên dương những thành tích tốt đã đạt được và lấy đó làm động lực để duy trì việc thực hành.
Đối chiếu kết quả kỳ vọng với kết quả đạt được trong thực tế, đảm bảo các bước thực hiện 5S được thực hành đúng, đủ. Nói cách khác, việc duy trì thực hành 5S cần được thực hiện một cách sẵn sàng và tự giác, trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Để đạt được kết quả tốt trong việc triển khai quy trình 5S trong doanh nghiệp, cần lưu ý một số yếu tố quan trọng khác bên cạnh việc hiểu rõ tiêu chuẩn và bước thực hiện 5S, bao gồm:
Để đảm bảo chất lượng quy trình 5S trong quá trình triển khai, ban lãnh đạo cần cam kết trách nhiệm đối với tổ chức và nhân viên. Bên cạnh việc giám sát và chỉ huy, họ cần đánh giá quy trình cũng như lắng nghe phản hồi từ nhân viên thường xuyên để có những điều chỉnh phù hợp.
Để tạo điều kiện thuận lợi cho quy trình 5S, ban lãnh đạo cần cung cấp các chỉ dẫn, công cụ, thời gian để nhân viên có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả. Bên cạnh đó cũng cần tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự sáng tạo và đóng góp ý kiến của nhân viên. Quan trọng hơn, ban lãnh đạo cần đưa ra các biện pháp khuyến khích và thưởng cho nhân viên khi hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình trong quy trình 5S.
Tham khảo và có sự đồng nhất giữa các bộ phận là một hoạt động rất quan trọng trong quá trình triển khai quy trình 5S. Việc này giúp cho nhân viên ở các khu vực khác nhau có thể so sánh được hiệu quả của các cải tiến trong cách thực hiện 5S, học hỏi lẫn nhau, tìm ra những phương pháp tốt nhất để áp dụng trong công việc của mình.
Đồng thời, tham khảo giữa các bộ phận còn giúp cho nhân viên làm quen với môi trường có sự hiện diện của 5S ở bất kỳ đâu trong doanh nghiệp. Nhân viên sẽ có cơ hội trải nghiệm và học hỏi từ những trường hợp thành công của các bộ phận khác, từ đó áp dụng vào công việc của mình để đạt được hiệu quả tốt hơn.
Để đảm bảo quy trình 5S duy trì được hiệu quả trong tương lai, doanh nghiệp cần phải luôn nắm bắt những xu hướng, thay đổi mới về thiết bị, vật dụng, không gian làm việc và cách thức làm việc. Với mỗi sự thay đổi này, doanh nghiệp cần phải có sự linh hoạt, nhanh chóng điều chỉnh các tiêu chuẩn trong 5S để phù hợp với xu thế và tránh việc cứng nhắc dẫn đến lạc hậu, kém hiệu quả.
Việc đánh giá định kỳ kết quả nhằm giúp doanh nghiệp kịp thời nhìn nhận được hiện trạng, phát hiện những lỗ hổng đồng thời có thể phát huy những mặt tích cực trong những giai đoạn tiếp theo.
5S và Kaizen đều có nguồn gốc từ Nhật Bản với mục đích cuối cùng là cải tiến quy trình làm việc, tránh những hao hụt, lãng phí không cần thiết trong vận hành nhằm nâng cao năng suất chung của doanh nghiệp.
| Phân biệt | 5S | Kaizen |
| Khái niệm | Phương pháp tập trung vào việc giữ gìn khu vực làm việc sạch sẽ, an toàn, năng suất bằng cách dọn dẹp và lau chùi thường xuyên | Phương pháp tập trung vào việc tìm kiếm và tích lũy những cải tiến nhỏ trong tất cả các hoạt động để tạo nên sự thay đổi lớn |
| Mục đích | Tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn và năng suất | Nâng cao hiệu suất và tối ưu hóa quy trình làm việc |
| Tiêu chuẩn | Tối thiểu hóa lãng phí, tăng năng suất, tăng sự an toàn và giảm chi phí | Tìm kiếm cách thức làm việc hiệu quả nhất, chuẩn hóa các quy trình và giải quyết các vấn đề phát sinh |
| Thời gian thực hiện | Có thể thực hiện trong thời gian định kỳ | Thực hiện liên tục, không có thời gian cụ thể để hoàn thành |
| Phương pháp thực hiện | Là một phương pháp thực hiện cụ thể với nhiều bước | Là một triết lý thực hiện tập trung vào việc cải tiến liên tục |
| Phạm vi | Là một phần của phương pháp Kaizen | Rộng hơn 5S, bao hàm cả 5S |
Phương pháp 5S trong quản lý chất lượng được áp dụng rộng rãi với nhiều loại hình doanh nghiệp và các ngành công nghiệp khác nhau, bao gồm sản xuất, dịch vụ, giáo dục, chính phủ, y tế,… Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng quy trình 5S để cải thiện môi trường làm việc và tăng năng suất.
Tuy nhiên, các doanh nghiệp có môi trường làm việc phức tạp, nhiều thiết bị, công cụ hoặc sản phẩm phải tuân theo các quy định an toàn, chất lượng và môi trường sẽ cần phải đặc biệt quan tâm đến việc áp dụng phương pháp 5S.
Ngoài ra, các doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc quản lý và tổ chức môi trường làm việc, có nhiều lãng phí, chi phí sản xuất cao hoặc cần tăng năng suất có thể tìm hiểu và áp dụng phương pháp 5S để cải thiện hiệu suất hoạt động.
Để đảm bảo hiệu quả của quy trình 5S, các đối tượng cần tham gia bao gồm:
Nhiều người nghĩ rằng họ biết dọn dẹp là gì, nhưng đó thường là một trong những công việc dễ bị bỏ qua nhất, đặc biệt là khi công việc trở nên bận rộn. Giai đoạn Shine của 5S tập trung vào việc làm sạch khu vực làm việc, có nghĩa là lau, quét, phủi bụi, lau bề mặt,… Ngoài ra, điều này cũng có nghĩa là thực hiện bảo trì thiết bị, máy móc thường xuyên. Lập kế hoạch bảo trì trước thời hạn có nghĩa là doanh nghiệp có thể nắm bắt các vấn đề và ngăn ngừa sự cố. Điều đó giúp tối thiểu việc lãng phí thời gian và không bị ảnh hưởng lợi nhuận nếu phải ngừng công việc giữa chừng.
Làm sạch nơi làm việc nghe có vẻ không thú vị, nhưng nó rất quan trọn. Và điều này không nên chỉ được giao cho nhân viên vệ sinh. Trong 5S, tất cả mọi người có trách nhiệm dọn dẹp không gian làm việc của mình, tốt nhất là hàng ngày. Làm như vậy khiến mỗi người nắm quyền sở hữu không gian, điều này về lâu dài có nghĩa là tất cả các thành viên sẽ đầu tư nhiều hơn vào công việc của họ và công ty.
Giáo sư Nguyễn Lân Dũng là một nhà khoa học tiêu biểu của Việt Nam trong lĩnh vực vi sinh vật học, với hơn nửa thế kỷ gắn bó với công tác giảng dạy và nghiên cứu (). Ông sinh trưởng trong một gia đình có truyền thống hiếu học, là con trai của Nhà giáo Nhân dân Nguyễn Lân. Trong suốt sự nghiệp, Giáo sư đã đảm nhận nhiều vai trò quan trọng như Chủ tịch Hội các ngành Sinh học Việt Nam, Đại biểu Quốc hội và được vinh danh với danh hiệu Nhà giáo Nhân dân vào năm 2010.
Học tập ở lớp 2 9 cộng với một số trẻ gặp khó khăn trong…
Tiếng Anh Lớp 1 Bài 1 Trường của tôi cung cấp từ vựng và các…
Không giống như các kỹ năng cứng, kỹ năng mềm không nhất thiết là thứ…
Tiếng Anh Lớp 1 Bài 0 Lời chào chủ yếu hướng tới chủ đề chào…
Mặc dù không phải là bộ phận trực tiếp tạo ra doanh thu cho doanh…
Chủ đề gia đình là một chủ đề quen thuộc, gần gũi bằng tiếng Anh.…
This website uses cookies.